Des conseils pour gagner du temps, il y en a plein ! Mais bon, tous ne se valent pas et on peut rapidement être perdu quand on cherche à s’organiser au quotidien pour gagner du temps.

L’organisation, c’est un petit peu comme une pyramide, il faut bien construire la base avant de monter vers la pointe. Je n’ai encore jamais trouvé d’article sur l’efficacité qui classe les outils en catégories du plus essentiel au plus gadget.

C’est pourquoi j’ai choisi de traiter ce sujet dans cet article.

Ma pyramide de l’efficacité a 3 étages. Nous commencerons par le premier qui est la base de cette pyramide du gain de temps. Sans appliquer ces outils, regarder les autres est inutile. Mais en faisant les choses dans l’ordre, on peut vraiment gagner du temps au quotidien.

Que vous soyez une maman débordée ou un étudiant pressé, ces outils vous serviront au quotidien.

Les priorités pour gagner du temps (base de la pyramide)

Avoir un pourquoi pour agir au quotidien

Manquez-vous souvent de motivation ? Arrivez-vous à tenir vos objectifs plus de deux semaines ?

Quand je pose ces questions, on me répond souvent « non », alors que la réponse tient en un mot : « pourquoi ».

Avoir un pourquoi, c’est avoir une raison profonde qui nous pousse à agir vers nos objectifs. Sans elle, on ne tient pas longtemps. Malheureusement, les résultats mettent du temps à arriver dans tous les domaines. Et seule une action répétée sur la durée peut apporter des résultats importants (pour approfondir, lisez le livre « l’effet cumulé » de Darren Hardy).

Retenez bien : le « pourquoi » est vraiment essentiel et ne doit pas être pris à la légère. Prenez une semaine pour le définir s’il le faut, mais soyez honnête avec vous-même.

Un exemple pratique

Si vous vous lancez dans l’humanitaire, le faites-vous pour les autres ou pour votre égo ? Il faut bien réfléchir à cette question qui demande une certaine maturité et une capacité à se remettre en question. On a tous déjà entendu parler de personnes qui sont rentrées dégoutées de leur première mission humanitaire. Je pense qu’elles y sont allées pour les mauvaises raisons. Et dans les situations extrêmes qu’on peut vivre dans ces expéditions, les mensonges ne tiennent pas.

Le piège de notre vie moderne, c’est qu’on est souvent assez peu engagé dans nos projets au niveau émotionnel. On peut donc se mentir pendant des années sur les raisons qui nous poussent à agir et perdre en efficacité au cours du temps.

Action : Faites le point sur vos projets en cours et à venir, quelles sont les (vraies) raisons profondes qui vous poussent à vouloir atteindre ces objectifs ?

Commencer le Mono-tâche pour optimiser son temps

Depuis qu’on a des ordinateurs et des smartphones, on a l’impression de pouvoir faire plusieurs choses en même temps. Pourtant, parvenez-vous à comprendre deux personnes qui vous parlent simultanément ?

Personnellement, je n’y arrive pas. Et pour cause, nos cerveaux ne sont pas faits pour ça ! En réalité, quand on a l’impression de faire plusieurs choses en même temps, on traite les informations en parallèle en changeant régulièrement la cible de notre attention.

Le problème de ce mode de fonctionnement est qu’il est extrêmement inefficace. En effet, quand on change de tâche, on perd une partie de notre attention qui n’est plus disponible pour le nouvel objet de notre concentration. Les scientifiques appellent cela « l’effet Zeigarnik ».

Pour aller encore un peu plus loin et gagner du temps avec le mono tâche, on peut regrouper nos tâches (batching en anglais). Non seulement on ne fait qu’une seule tâche à la fois, mais en plus, on décide de regrouper les tâches semblables pour garder notre attention concentrée comme un laser.

Par exemple, si une pile de papiers administratifs vous attend, au lieu de les remplir progressivement au fil des jours, vous choisissez une plage horaire pendant laquelle vous traiterez toute la pile. C’est particulièrement efficace. Une fois qu’on est plongé dans une activité, on commence à prendre certains réflexes qui augmentent notre efficacité.

Action : repérez des petites tâches rébarbatives que vous repoussez depuis longtemps puis planifier un moment pendant lequel vous les enchaînerez toutes.

Faire des pauses

Le cliché de l’efficacité, c’est qu’il faut travailler en permanence… Pourtant, c’est complètement faux. Nous ne pouvons pas être efficace 24h/24. Ni même 10h/24… Toute personne qui souhaite réellement être efficace doit avoir pour objectif de travailler le moins possible dans la journée.

Attention, je parle bien d’heures de travail, pas de quantité. Une personne efficace travaille moins que les autres mais accompli autant voire plus. Pour moi, c’est ça l’efficacité et c’est ce qui permet de gagner du temps.

Personnellement, je ne travaille jamais plus de 2h sans pause. Et encore, 2h, ça fait beaucoup. Si vous avez besoin de souffler toutes les 30min-1h, ce n’est pas grave. Le tout est de limiter vos pauses. Admettons que vous travailliez de 8h à 18h avec une heure pour manger. En faisant une pause de 5 minutes toutes les heures, vous aurez accumulé 35 min de pause à la fin de la journée tout en étant beaucoup plus efficace.

Action : planifiez vos pauses avec au minimum une pause toutes les 2 heures. Pour éviter de perdre du temps, mettez un minuteur au début de votre pause pour être sûr de revenir au travail à temps. Pour plus d’informations sur cette méthode, renseignez-vous sur la méthode Pomodoro

Faire du sport même quand on est débordé

« Une activité sportive régulière est associée avec une amélioration des performances cognitives » Je tire cette phrase de cette étude américaine. Elle montre que le sport a des effets bénéfiques sur de très nombreux domaines. C’est ce que Charles Duhigg appelle une habitude fondation dans son livre « the power of habit ».

C’est-à-dire qu’à partir de ce simple changement : se mettre au sport, on change nos habitudes dans d’autres domaines aussi. Par exemple, on mange mieux, on change notre posture, on change notre manière de communiquer avec les autres.

Et quand on dit faire du sport, ça ne veut pas dire une heure par jour. Déjà, deux fois une demi-heure par semaine apportent des bénéfices conséquents.

3 principes clés pour gagner du temps (deuxième étage de la pyramide)

Nous avons vu la base de la pyramide de l’efficacité. En mettant en place ces 4 habitudes, vous commencerez avec des bases solides pour gagner du temps au quotidien. Le prochain conseil que j’ai à vous donner, j’ai hésité à le mettre dans la base de la pyramide. Mais finalement, je le trouve un petit peu moins important que les éléments précédents.

Cependant il reste fondamental et une fois la base en place, c’est la première compétence qu’il faut acquérir. C’est un peu comme le couteau suisse du changement.

Savoir changer ses habitudes

Dans son livre « l’effet cumulé », Darren Hardy souligne l’importance des habitudes pour changer une vie. Tous les changements les plus profonds se font par petits pas.

Avant de commencer mon blog, j’avais l’habitude de beaucoup jouer aux jeux vidéo. Ils grignotaient plus de 10h de chacune de mes semaines. Puis, je me suis intéressé à l’efficacité et j’ai arrêté de jouer. Aujourd’hui, j’emploie ces heures à écrire des articles et tourner des vidéos.

Ce simple changement a tout chamboulé pour moi. Je lis beaucoup plus au sujet de l’efficacité ce qui me permet de finir mon travail plus rapidement et de gagner du temps. J’ai maintenant un blog avec lequel j’apprends beaucoup, non seulement sur la productivité, mais aussi sur des compétences techniques comme le montage vidéo, l’écriture et même l’expression orale. Ce passage des jeux vidéo au blog est le plus grand changement qui a eu lieu dans ma vie.

Mon emploi du temps s’est métamorphosé. Mais tout n’a pas changé d’un seul coup ! Il a fallu changer mes habitudes pas à pas. Si vous avez envie de changer, savoir modifier vos habitudes est une compétence qui vous fera gagner du temps.

Action : les habitudes ne se suppriment pas. Elles font partie de nous et en supprimer une créé un trou. Si vous ne choisissez pas ce que vous mettez dedans à la place, la mauvaise habitude reviendra.

Le conseil numéro un pour changer ses habitudes, c’est de toujours remplacer une mauvaise habitude par une bonne. On peut comparer ça à du jardinage, si vous désherbez sans rien replanter, vous devrez recommencer inlassablement et dépenser beaucoup d’énergie.

A l’inverse, vous pouvez choisir une plante qui vous plait pour couvrir le sol là ou vous avez désherbé. Elle empêchera les mauvaises herbes de revenir.

Garder les choses sous contrôle

On parle souvent de motivation. Sans elle, on est à terre. Pourtant, on entend rarement des conseils pour garder notre motivation. Evidemment, on a beaucoup d’énergie quand on commence un projet, mais comment faire pour conserver cette motivation plus longtemps ?

Des chercheurs américains ont trouvé que le contrôle est un élément déterminant pour notre motivation. Ça parait un peu abstrait alors passons à une situation qu’on a tous vécu.

Vous est-il déjà arrivé de travailler sans obtenir aucun résultat ? Aviez-vous envie de continuer ?

Pour moi, travailler dans le vide est la chose la plus démotivante qui soit. Ce que nous expliquent les scientifiques, c’est qu’on a l’impression de perdre le contrôle ce qui nous incite à ne rien faire. On ne trouve plus de sens à nos actions : « quoi que je fasse, ça ne marche pas … »

Action pour garder le contrôle : Pour garder le cap, il faut prendre du recul et se remémorer son pourquoi (vous savez, on en a parlé en début d’article). On se recentre ainsi sur les raisons qui nous ont poussés à agir et qui font qu’on veut atteindre notre objectif.

C’est la seule manière qui me permet de redonner un sens à mon travail. Si vous avez d’autres suggestions, n’hésitez pas à m’en faire part, je suis preneur !

Un système de productivité pour rester organisé en toutes circonstances

Pour rester efficace sans trop d’efforts, il faut se mettre en pilote automatique. S’il vous arrive fréquemment de chercher vos clés ou des documents que vous avez perdu, cette partie doit particulièrement vous intéresser. Le système d’organisation que j’utilise est basé sur la méthode « Zen To Done » de Léo Babauta.

Cette méthode est composée de 10 habitudes à mettre en place progressivement dans nos vies pour gagner en efficacité sur le long terme.

Les 10 habitudes décrite par Léo Babauta

1. Collecte : Bien souvent, les bureaux sont tellement chargés de papiers qu’on ne voit même plus de quelle matière ils sont constitués. Le but de la collecte est de centraliser les papiers qui trainent pour éviter ce désordre inutile.
2. Traitement : Ensuite, une fois que tous nos documents sont au même endroit, il faut les trier. Les plus importants sont archivés dans un dossier approprié. Ceux qui demandent une action de votre part passent à l’étape suivante.
3. Plannification : Il est probable que vous ne puissiez pas tout faire au moment du tri de votre pile de documents. Il s’agit d’utiliser votre agenda ou une to-do list pour être sûr que n’oublierez rien.
4. Faire : Il ne suffit pas de planifier, il faut passer à l’action.
5. Avoir un système de confiance : Pour être certain que votre recherche d’efficacité ne se termine pas en chaos, restez simple. Par exemple, il est contreproductif d’avoir de multiples to-do listes. Centralisez tout pour être sûr de ne pas louper une action importante.
6. Organisation : Avec les étapes précédentes, vous êtes déjà bien parti pour gagner du temps. Cependant, sans organisation, vous serez rapidement débordé. Dès que vous terminez une tâche, assurez-vous de ranger le matériel dont vous avez eu besoin à sa place. Comme dirait Léo Babauta : « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».
7. Révision : Chaque jour, assurez-vous que vous avancez comme prévu dans vos to-do listes. Vérifiez notamment que vous progressez vers vos objectifs les plus importants.
8. Simplifier : On a souvent des listes de choses à faire à rallonge qu’on est incapable de terminer. C’est du stress inutile. De même, si votre manière de ranger est trop compliquée, vous mettrez des heures à retrouver ce que vous cherchez. Allez vers la simplicité.
9. Routines : Ce sont les habitudes dont on a déjà parlé 😉
10. Trouver une passion : Le premier conseil de l’article porte sur le « pourquoi ». Et la passion, c’est le pourquoi les plus puissant. Les passionnés soulèvent des montagnes et arrivent à passer des heures à se décarcasser pour résoudre leurs problèmes.

Alors, si votre travail ne vous passionne pas, trouvez une activité qui vous passionne. Pour cela, il n’y a pas de secret, il faut tester des activités variées. Demandez des cours d’essai dans les associations sportives et culturelles prêt de chez vous pour vous ouvrir à un large éventail de possibilités.

La pointe de la pyramide de l’efficacité

Tous les éléments qu’on a vus jusqu’ici sont les moins sexy. Ils demandent souvent des efforts de mise en place et sont délaissés par beaucoup. Pourtant, tout ce que je vais vous dire à partir de maintenant ne sert à rien sans eux. Une fois que vous avez appliqué tout le reste, si vous avez encore de l’énergie, passez à cette section. Ce sera la cerise sur le gâteau.

Pour gagner du temps, optimisez vos temps de transport

Chaque français passe en moyenne 50 minutes dans les transports (1h30 en Île de France…) Sur une semaine, ça fait plus de 4h perdues. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’on peut optimiser nos temps de transport pour ne pas les perdre. Une étape simple est de changer ce que vous mettez dans vos écouteurs. Passez de la musique au podcast ou au livre audio.

Si vous êtes un étudiant surchargé, apprenez vos cours dans les transports ! J’utilise l’application Anki sur laquelle je crée des fiches que je peux très facilement relire et apprendre pendant mes trajets. Imaginez un peu, 50 minutes de moins à travailler tous les soirs !

Transformez votre smartphone en ami

L’objet qui nous fait perdre le plus de temps est surement le smartphone ! Combien de fois nous retrouvons nous happé par facebook, youtube, twitter ou instagram ? Combien de fois une notification nous dévie-t-elle de notre objectif initial ?

Pour gagner du temps, mettez votre téléphone en mode « avion » ou « ne pas déranger » dès que vous commencez à travailler. Et si c’est trop difficile, une application peut vous aider. Il s’agit de « forest ». Le principe est de définir un temps de travail pendant lequel un arbre virtuel pousse sur votre téléphone. Si vous quittez l’application, l’arbre meurt et vous devez recommencer.

C’est l’outil que j’ai utilisé pour me débarrasser de cette envie permanente de regarder mon téléphone et ça a très bien marché. Essayez, c’est gratuit ! J’espère que cet article vous aidera. Si vous vous sentez submergé par les informations, allez-y pas à pas. Reprenez la base de la pyramide et mettez en pratique les actions indiquées à la fin de chaque principe.

Rappelez-vous, les petites actions répétées mènent aux plus gros changements.

Cet article a été écrit par Lucien Roy du blog Riche de temps