La gestion du temps et de sa productivité est certainement LA grande question de management en entreprise. Et ceci, depuis déjà quelques dizaines d’années. Cela se comprend, dans une société où tout va de plus en plus vite, force est de constater que nous sommes toujours à court de temps. Résultat : il devient extrêmement difficile de s’organiser pour boucler à temps toutes les tâches voulues. Parfois aussi, en cherchant à être aussi productif que possible, on fini par provoquer l’effet inverse. Pire encore : certaines “astuces” qui nous semblent bien utiles s’avèrent en réalité être les pires ennemies de notre productivité du travail. Ces fausses solutions qui au final ne nous permet pas d’utiliser notre temps de manière efficace. Pour ne plus courir éternellement derrière le temps, voici les erreurs les plus communes à éviter absolument et les vraies bonnes astuces pour reprendre le contrôle de sa vie.

Productivité du travail : les mauvaises habitudes à bannir pour être efficace

Erreur 1 : le multi-tâche

On connait tous cette personne qui assiste à une réunion tout en écrivant sur son ordinateur portable, vérifiant son smartphone, prenant des notes, etc. On pourrait penser que ce multi-tâche est un véritable as de la gestion du temps et de la productivité du travail. Seulement, cette personne est défoncée, ou du moins aussi mentalement alerte que quelqu’un qui vient de fumer un joint. En effet, selon une étude britanique de 2005, les travailleurs distraits par des appels téléphoniques, des emails et des SMS ont une baisse temporaire de QI plus importante qu’une personne qui fume de la marijuana.

Eh oui, penser qu’il est possible de réaliser plusieurs tâches dans le même laps de temps est purement utopique. De plus, contrairement aux idées reçues, que  l’on soit un homme ou une femme, le cerveau humain ne fera pas de différence. Cela n’a absolument rien à voir avec les différences de type cérébrale entre masculin et féminin. Le cerveau humain est simplement incapable à traiter deux choses à la fois. Eh oui, il ne peut pas partager son attention sur plusieurs éléments. Alors que vous pensez gérer deux actions en même temps et améliorer votre productivité du travail, votre cerveau est en réalité en train de les traiter chacune de manière alternative.

Par ailleurs, vous ne le savez-peut être pas mais, chaque fois que votre cerveau se focalise sur une nouvelle tâche, il dépense énormément d’énergie. En toute logique, vous serez donc plus rapidement fatigué que si vous vous étiez occupé d’un travail à la fois. Puis, lorsque que vous effectuez plusieurs choses en même temps votre concentration diminue de manière conséquente. Ce qui vous en conviendrez n’est absolument pas idéal pour votre productivité du travail. Pour être performant, vous devez donc « avoir le focus ».

Erreur 2 : Faire trop de choses en même temps

Dans la continuité de la première erreur de cette liste, on retrouve aussi cette envie constante de s’éparpiller. En effet, quand on a envie de se lancer dans une idée, il n’est pas rare de vouloir en faire de même pour toute idée parallèle. On a donc souvent de nombreux projets en même temps. Bien sûr, si cela traduit votre motivation, votre envie de travailler et qu’ il s’agit d’un signe plutôt positif, il ne faut pas oublier le revers de la médaille qui peut affecter votre productivité du travail. Et ce cas-ci ne fait malheureusement pas l’exception. De fait, lorsque vous vous éparpillez sans arrêt, vous éparpillez aussi votre énergie. Résultat : chacun de vos projets avancera à la vitesse d’un escargot. Et, vous conviendrez que votre motivation a de forte chance de retomber bien plus vite.

A titre de comparaison, prenons l’image d’une ampoule. Lorsque celle-ci est allumée, elle éclaire plus ou moins faiblement une pièce dans son entièreté. Par contre, si vous prenez la même intensité mais que vous la dirigée vers un même point, la  lumière sera concentrée dans une seule et même direction. En partant de ce même constat, pour assurer votre productivité du travail, vous devez donc diriger toute votre énergie sur le projet sur lequel vous préférez mettre tout votre potentiel.

Erreur 3 : la  » to do list  »

En soi,  mettre en place des listes de tâches n’a absolument rien de gênant dans l’organisation de son temps et la productivité au travail.  Après tout, grâce à votre to do list”, vous avez un véritable aperçu des tâches que l’on doit réaliser. En théorie, cette liste est donc une excellente idée. Seulement, il existe deux grands pièges  auxquels vous ne pensez peu-être pas toujours et qui pourtant la rend totalement inefficace dans la gestion du temps et votre productivité du travail.

Premièrement, lorsque l’on met en place une to do list, on retrouve souvent cette tendance à se donner des objectifs au lieu d’actions. Le problème, c’est qu’en se donnant un objectif au lieu d’une action, vous pouvez  faire perdre du temps, à anhiler votre productivité au travail  et à vous décourager. Concrètement, quand vous vous donnez des objectifs vous avez l’impression d’être perdu, confus. Tout simplement parce que vous ne savez pas exactement comment vous y prendre. Alors qu’en préférant les actions, vous évitez tout risque de vous perdre dans le comment du pourquoi puisque vous savez déjà ce que vous devez faire.

Deuxièmement, la to do list vous fait souvent perdre un temps fou à remplir votre liste plutôt qu’à la vider. Et oui, voulant bien faire et en voulant coûte que coûte améliorer votre productivité du travail, vous vous retrouvez à accumuler les tâches sur votre fameuse liste qui continue de s’allonger.  Pourtant, à côté, le rythme des tâches réellement achevées se fait bien plus courte. Cela s’explique notamment par le fait de sous-estimé la complexité des tâches et temps estimé pour les réaliser.

Erreur 4 : Compter uniquement sur la motivation

Alors oui,  la motivation est un facteur indispensable pour réussir ce que vous entreprenez. Après tout, c’est grâce à elle que vous vous lancez, que vous démarrez même lorsque vous n’avez rien. Pour autant,  pour avancer dans votre projet et booster votre productivité du travail, vous ne devez jamais estimer que votre motivation est amplement suffisante. Eh oui, il ne faut pas oublier que la motivation est une émotion. Il s’agit d’un caractère purement variable, sujet à monter ou baisser selon les conditions. Or, pour être tout à fait honnête, il est dans la nature humaine d’être d’humeur changeante. Parfois, il suffit alors d’une petite baisse de moral pour mettre votre motivation à l’épreuve. C’est d’être pour cette raison que de très nombreuses idées pourtant particulièrement prometteuses se retrouvent alors aux oubliettes. Puis, se baser uniquement sur la motivation, c’est un peu comme si vous vous basiez sur la météo. Un peu comme si, pour réussir, vous n’aviez décidé de travailler que quand il fait beau.

Alors, plutôt que de vous reposer uniquement sur votre motivation, préférez l’assurance des habitudes. Celles-ci vous permettront non seulement de booster votre productivité du travail mais aussi de vous faire persévérer dans votre projet. En cela, vous pouvez  établir une petite routine bien pensée qui vous amène simplement à réaliser une action sans même y réfléchir.

Erreur 5 : ne pas mettre de limite dans le temps pour son projet

Autre erreur qui peut se révéler fatale pour n’importe quel projet :  ne pas y mettre de limite temporelle.

Pourtant, souvent lorsque l’on demande à une personne quel est son projet, il n’est pas rare d’obtenir une réponse précise. Tous les principaux éléments et détails de celui-ci sont parfois même connus et visualisés. Ce qui est une excellente chose pour optimiser la productivité du travail. Par contre, lorsque l’on pose à cette même personne quelle est son deadline pour réaliser son projet, elle répond vaguement par des « Bientôt”, “prochainement”, “un de ces jours”. Honnêtement, c’est tellement dommage d’avoir une idée si bien travaillée mais de ne pas penser à une limite dans le temps pour la concrétiser. 

Selon les conclusions de Cyril Northcote Parkinson créateur de la loi de Parkinson le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. Concrètement, cela signifie que plus vous aurez du temps pour réaliser une tâche, plus vous occuperez ce temps. Ce qui n’est pas idéal pour améliorer votre productivité au travail. Ainsi, si vous ne limitez pas la concrétisation d’une tâche dans le temps,  il y a fort à parier que votre projet ne se réalisera jamais. 

Erreur 6 : vivre dans l’instantanéité

A ne pas confondre avec le fait de vivre dans l’instant présent qui est une véritable philosophie de vie, l’instantanéité définit la société dans laquelle nous vivons aujourd’hui. On ne va pas se mentir, en cet ère où tout doit être fait tout de suite, les sollicitations du monde extérieur sont constantes et sans relâche. Des sollications qui ont vite fait de ralentir votre productivité du travail. Pourtant, dans l’immense majorité des cas, la plupart ne sont pas de véritables urgences. Tous comme la plupart d’entre nous, vous ne comptez certainement plus le nombre de fois où messages, emails, notifications sur les réseaux sociaux et autres appels téléphoniques vous ont distrait de votre tâche. Des distractions qui en seulement quelques secondes ont suffit à vous ralentir considérablement.

Alors oui, une seule sollicitation ne devrait pas vous faire trop de mal. Mais multipliez-les par plusieurs centaines et c’est votre productivité du travail de la journée qui se retrouve presque réduite à zéro, si vous n’y prenez pas garde. De plus, ces constantes sollicitations ne feront que prendre le contrôle de votre temps. Tout simplement parce qu’il y aura toujours une demande plus urgente que ce que vous effectuez maintenant. Ainsi, même pendant quelques heures, idéalement, une journée, apprenez à refuser de répondre à ces sollicitations. Mettez-vous simplement en mode off le temps de vous focaliser uniquement sur votre tâche du moment. Autrement, vous allez sans cesse être interrompu et votre productivité du travail va à coup sûr en pâtir. De plus, comme vous le savez que trop bien, l’énergie que vous dépensez au démarrage est la plus importante. Vous risquez donc, de vous épuiser inutilement.

Erreur 7 : La procrastination

Je le ferai plus tard… demain… un jour… pas eu le temps… trop compliqué… que celui ou celle qui n’ a jamais usé et abusé de l’art de remettre à plus tard jette la première pierre. Ah la procrastination ! Ce mot presque scientifique qui nous fait toujours remettre à demain ce que l’on peut faire aujourd’hui. La procrastination, cette mauvaise habitude qui empoisonne notre productivité du travail et nous contraint à trouver LA bonne excuse pour ne pas faire ce que l’on avait prévu.  La procrastination est diabolique car malgré tous nos bonnes résolutions et nos merveilleux objectifs, on trouve toujours le moyen de les repousser à plus tard.

Les  astuces pour améliorer votre productivité du travail

Parfois, il n’y a rien à faire, vous n’arrivez pas à boucler un dossier. Une tonne de café pourrait peut-être aider, mais même avec ça, les obstacles à franchir pour accomplir votre mission paraissent insurmontables. Heureusement, il existe des moyens moins caféinés pour surmonter cette impasse et enfin sortir vainqueur de cette pénible bataille contre le temps, de cette course effrenée contre la montre et de travailler de manière la plus efficace possible.

Astuce 1 : la méthode pomodoro

Développée à la fin des années 80 par Francesco Cirillo, la méthode Pomodoro est un puissant outil pour améliorer votre productivité du travail. Pour l’histoire, cette méthode tire son nom du mot “tomate” en italien. Pour la simple raison que son inventeur utilisait un minuteur en forme de tomate. Dans les détails la méthode Pomodora permet de fractionner son temps de travail en intervalles de 25 minutes, chacune étant séparée de la suivante par une pause de 5 minutes. Pour son créateur, 25 minutes est un intervalle optimal. Ni trop courte, vous avez largement le temps de remplir une tâche et améliorer votre productivité du travail. Ni trop longue, vous êtes sûr de ne pas vous démotiver avant même de commencer ou encore au fur et à mesure de la tâche

En pratique, l’idée est de se consacrer uniquement à une tâche précise durant ces 25 minutes. Avec cette durée plus que raisonnable, vous n’allez pas vous laisser distraire par des éléments autour de vous. Puis, si une distraction vous vient tout de même à l’esprit, vous pouvez simplement le coucher sur le papier en veillant à revenir immédiatement sur votre tâche actuelle. Une fois cette tâche réaliser, vous aurez tout le temps disponible à lui consacrer après.

Astuce 2  : grouper les tâches pour booster votre productivité du travail

Cette astuce peut vous sembler bien banale, mais elle est pourtant redoutable. Comme nous l’avons mentionné précédemment, le plus difficile est toujours le démarrage. Tout simplement parce que le temps d’adaptation et de réflexion à comment vous allez procéder est généralement sous-estimé. Or, lorsque vous regroupez vos travaux d’un même domaine, cela vous amène à les réaliser l’un à la suite des autres. Ce qui est une excellente chose pour améliorer votre productivité du travail. En regroupant les tâches, vous ne réfléchissez pas à la suivante. Le risque de trouver des excuses pour ne pas le faire sera donc moins élevé. Sans oublier qu’en procédant ainsi, vous boostez non seulement votre productivité du travail mais vous gagnez du temps entre les différentes tâches. De fait, il est quasiment inutile de chercher la suivante, puisque vous l’avez déjà devant vous.D

Astuce 3 : découper les gros projets en part

Qui ne s’est pas découragé à la vue d’un gros projet ? Certainement personne. Et c’est tout à fait normal ! Lorsque l’on devine qu’un projet va nous prendre beaucoup plus de temps que l’on pensait, voire même plus d’une journée, on a vite fait de vouloir procrastiner. Pourtant, en divisant simplement ce projet en plusieurs petits parts, il sera beaucoup plus accessible et vous pourrez améliorer notre productivité du travail.  Ainsi, lorsque vous êtes face à un gros projet, commencez par les actions que vous pouvez boucler rapidement pour ne pas vous décourager.

Astuce 4 : accepter de ne pas être parfait

Non, la perfection n’existe pas. Même si on a essayé de vous l’inculquer durant votre jeunesse, vous ne l’atteindrez jamais. Rien ni personne n’est parfait, donc rien ne sert d’être perfectionniste. Plutôt que de chercher en vain à vous rendre irréprochable, vous devez au contraire accepter vos erreurs. Car c’est par celles-ci que vous apprendrez. De plus,  à vouloir faire les choses parfaitement, vous aurez  tendance à éviter l’action et la prise de décision. Or, pour une productivité du travail optimale,  vous devez passer à l’action. Et plus vous agirez plus vous apprendrez.

D’autres conseils pratiques pour une meilleure productivité

Adopter une alimentation saine pour améliorer votre productivité du travail

On y pense pas toujours, mais certains types d’aliments stimulent la productivité alors que d’autres vous font décrocher en plein milieu de l’après-midi. Eh oui, la pizza aux quatre fromages que vous avez avalée pour le déjeuner ne va pas vous aider à finir ce rapport et à améliorer votre productivité du travail.Ainsi, pour être efficace, pensez à privilégier dans votre alimentation :

• Le poisson
• Le chocolat noir
• Les noix et les graines
• L’avocat
• Les carottes crues
• Les myrtilles

En plus de vous garder en éveil ces aliments sont excellents pour la santé. Ce sont aussi des aliments ultra pour garder la ligne.

Un bureau propre et bien organisé

Une étude récente a démontré que les employés d’un bureau sont plus créatifs dans un espace propre. Avoir un bureau propre et organisé permet d’ailleurs aux employés d’améliorer leur productivité du travail et de les encourager à refléter leur environnement. Or, si le bureau est sale et plein de fouillis, il est plus facile pour ces derniers de se laisser distraire et de bâcler leurs taches.

Ainsi, si vous voulez être plus performant, pensez à organiser un bon ménage de printemps. Débarrassez-vous des papiers dont vous n’avez pas besoin et brandissez votre nettoyeur vapeur qui vous permettra en même temps de dépoussiérer et laver 

A vous de jouer !

Avec ces quelques conseils vous allez pouvoir mieux gérer votre temps et être plus performant.  Si vous avez d’autres astuces pour booster votre productivité du travail, n’hésitez pas à les partager en laissant un commentaire.