Quand il s’agit de concrétiser un projet, nous nous trouvons souvent face à des situations qui nous prennent au dépourvu. En effet, nous ne sommes jamais à l’abri des imprévus. Et ce, même si un plan est déjà établi à l’avance et que tout est bien ficelé. D’où l’intérêt de gérer ses priorités. La gestion des priorités permet effectivement de devenir performant et de concentrer ses efforts sur ce qui est plus réellement important pour l’atteinte des objectifs que l’on s’est fixés. Dans un monde où tout va très vite, où les évènements se bousculent, il est ainsi important d’adopter des méthodes efficaces afin d’éviter les conséquences négatives d’une mauvaise organisation de gestion. Gaspiller moins de temps pour gagner plus en efficacité, voilà en quoi se repose le succès à l’heure actuelle. Pour ce faire, il faut distinguer les tâches urgentes des tâches importantes et inversement.

Voyons cela plus en détail.

La gestion des priorités : comment faire ?

Comme vous le savez peut-être déjà, hiérarchiser les tâches à accomplir affecte les chances de succès du projet que vous entreprenez. En effet, tous vos projets, du plus petit au plus grand, ont besoin d’être priorisés. D’ailleurs, il s’agit d’une compétence essentielle à cultiver, mais on ne l’assimile pas d’un seul coup. Il arrive de devoir passer par des moments mal gérés afin d’en tirer des leçons qui serviront à l’avenir. Et comme vous disposez de temps limité pour exécuter toutes vos tâches, vous n’avez pas le choix. Bien évidemment, si sur le papier la gestion des priorités semble si simple, dans la réalité, c’est autre chose. Et pour cause ! Même le meilleur logiciel d’organisation au monde ne peut pas vous aider à planifier le travail au quotidien à la perfection et devenir performant.

Pour cela, vous devez vous entraîner de manière assidue, adopter de nouvelles habitudes et être tout simplement stratège. Le redoublement d’effort est donc de taille. En vous basant sur la priorité des choses, vous organiserez plus facilement vos tâches. Ainsi, pour réaliser vos projets, voici quelques astuces.

Faire une liste de toutes vos tâches dans la gestion des priorités

Cela consiste à rassembler tout ce que vous envisagez de faire en une journée, quel que soit leur degré de priorité. Cette liste ne doit toutefois pas être trop longue, car cela pourrait vous démotiver. Généralement, c’est à ce stade que la procrastination apparaît. Si votre liste semble surchargée, revoyez à nouveau vos tâches pour définir un ordre de priorité. Vous n’aurez ainsi qu’à relire votre to do list pour ne rien laisser passer et ne rien oublier.

Identifier les affaires urgentes et importantes

L’étape suivante consiste à déterminer si certaines tâches nécessitent une attention immédiate. Dans une gestion des priorités, on parle ici de tâches qui auront de répercussions négatives si elles ne sont pas achevées dans un temps imparti. Vous aurez alors besoin d’un esprit de discernement.

L’urgent et l’important ne relèvent pas de la même nature, encore qu’il soit difficile de faire la différence quand tout va à vive allure. Mais pour mieux vous éclairer, une urgence est un évènement qui requiert une réaction spontanée, un traitement rapide. Autrement, elle pourrait engendrer des conséquences néfastes sur votre projet ou encore votre travail. Néanmoins, l’urgence peut ne pas être importante. D’ailleurs, cela fait souvent confusion dans la gestion des priorités. Pourquoi ? Parce qu’il se peut qu’elle ne revête pas d’une très grande importance vis-à-vis de la globalité de votre projet. L’important est, quant à lui, une tâche qui peut impacter vos objectifs et qui leur apporte une valeur ajoutée. C’est donc une nécessité.

Pour mieux vous organiser, vous devez donc classer les tâches par ordre prioritaire, allant des urgentes aux importantes. Par la suite, vous n’aurez tout simplement pas du mal à repérer ce qu’il convient de faire dans l’immédiat.

Évaluer la valeur de la tâche

En règle générale, la gestion des priorités implique l’évaluation de la valeur d’un travail. Cela consiste à déterminer le nombre de personnes touchées par celui-ci. Ainsi, plus les personnes impliquées ou touchées seront nombreuses, plus les enjeux seront importants. Il s’agit de l’étendue de votre tâche.

Eh oui ! Pour une meilleure gestion, vous devez vérifier le degré d’importance des travaux et commencer par la tâche qui, selon vous, demandera le plus d’efforts. Les experts en productivité suggèrent la tactique consistant à commencer par la tâche la plus longue à faire. Néanmoins, si vous vous sentez incapable d’exceller dans la gestion des priorités, et que vous ne pouvez pas vous concentrer sur vos projets plus volumineux avant de terminer une tâche plus courte, alors allez-y au feeling. Cela vous permet de devenir performant et ainsi de limiter la procrastination.

Être flexible et adaptable

C’est un fait ! Dans un monde sans cesse en évolution, l’incertitude et le changement sont inévitables. Les évènements se présentent rapidement à tel point qu’il vous est difficile de réfléchir en toute tranquillité. En plus de n’avoir aucune idée à quoi s’attendre, vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour prendre le recul nécessaire. La gestion des priorités requiert donc constamment la réactivité. Mettez toujours en tête que vos priorités peuvent changer à tout moment et le plus souvent, quand vous vous y attendez le moins.

Il n’est pas ici une question d’habitude, mais réellement d’adaptation pour que l’ambigüité ne constitue pas un obstacle à la réussite de votre projet. Pour gérer ce genre de situation, vous devez ainsi être flexible et être capable de vous adapter le plus rapidement possible. D’ailleurs, une meilleure flexibilité s’observe surtout par une tâche réalisée dans le temps, peu importe les circonstances.

Savoir quand s’arrêter

Il est important de comprendre que la gestion des priorités ne signifie pas accomplir toutes les tâches qui se trouvent sur votre liste, du moins en 24 heures. Raison pour laquelle, vous devez apprendre à définir exactement les tâches que vous pouvez accomplir pour la journée.

Lorsqu’on connait ses priorités, les engagements deviennent plus forts et on tient à tout prix les honorer. Dans ce sens, il est plus facile de laisser les autres tâches qui sont moins importantes. Tant que vous persistez à faire toutes les tâches inscrites sur votre liste en un rien de temps, vous aurez du mal à trouver l’équilibre. Or, la gestion des priorités doit exclure toute source de baisse de motivation ou de refoulement de responsabilité. Elle doit nécessairement passer la priorisation des tâches. Par la suite, il est conseillé de couper les tâches restantes de votre liste et de vous concentrer sur les priorités.

Afin d’être plus productif au quotidien, je vous invite à utiliser la technique Pomodoro. Le principe étant de rester totalement concentré sur une seule tâche durant 25 minutes, cette méthode favorise l’agilité intellectuelle et permet d’estimer la quantité de travail à fournir pour chaque tâche.

La gestion du temps : une étape clé pour une bonne gestion des priorités

Il faut savoir que pour optimiser l’atteinte des objectifs et devenir performant, la gestion du temps et des priorités sont indissociables. De fait, une bonne gestion du temps vous permet de travailler plus intelligemment et de manière plus efficace. Et ce, en vous permettant de faire plus de travail en moins de temps, même lorsque le temps est serré et que la pression est forte.

Vous pouvez améliorer votre productivité au fil du temps et voir vos efforts se concrétiser. Dalton disait que la gestion du temps, et donc la gestion des priorités, consiste à « s’arrêter et se demander : dois-je vraiment accomplir cette tâche ? C’est vraiment important ? » En effet, pour gérer ses priorités, il est important de se questionner sur ce qui vaut réellement la peine d’être effectué dans l’immédiat. Autrement dit, vous devez faire connaitre lesquelles s’avèrent privilégiées que d’autres.

D’ailleurs, il est important de comprendre que mal gérer votre temps nuit à votre efficacité et provoque du stress. Vous devenez désordonné, ne sachant plus quelle décision prendre. De plus, les tâches à faire vous paraissent plus compliquées que d’habitude. Et pourtant, la gestion des priorités n’est vraiment qu’une question de temps. En réalité, c’est le modèle même que la société reflète aujourd’hui : un monde où le temps se révèle précieux. Manger, dormir, aller au travail, faire des activités… Tous ceux-là font que le temps c’est de l’argent. Mais alors, qu’est-ce qu’implique la gestion du temps et des priorités ? Concrètement, il s’agit d’un processus d’organisation et de planification de la répartition du temps que vous avez entre des activités spécifiques dans votre vie.

Augmenter la performance

Les spécialistes de la performance au travail ont démontré que l’apprentissage de la gestion des priorités et du temps permet d’augmenter la productivité. Et ce, en étudiant l’efficacité maximale des personnes très productives. D’ailleurs, c’est une affirmation qui n’a même pas besoin d’être prouvée. En fait, il suffit juste d’utiliser son temps à bon escient.

Pour ce faire, il est important de mettre en place certaines habitudes, notamment :

• Cultiver le travail en profondeur
• Garder une liste de distraction pour rester concentré
• Faire appel à la matrice d’Eisenhower pour déterminer les priorités à long terme
• Diviser les tâches en petits morceaux
• Prendre des pauses
• Utiliser la loi de Pareto en l’appliquant sur la gestion des priorités
• Éliminer les communications inefficaces et instaurer une communication assertive
• Trouver des raccourcis répétables
• Apprendre des succès et des erreurs
• Travailler avant d’être motivé ou inspiré
• Ne jamais faire plusieurs tâches en même temps
• Gérer son énergie
• Apprendre à dire non
• Déléguer et organiser ses activités quotidiennes
• Employer des méthodes efficaces
• Prendre des notes sur l’essentiel
• Développer son esprit de synthèse
• Recourir à des outils de gestion de temps (agenda papier, agenda électronique…)

Planifier les tâches

La planification de son emploi du temps est une étape non négligeable si l’on veut avoir une meilleure gestion des priorités. Sinon, votre temps sera dépensé à gérer les imprévus, voire même des tâches que les autres vous confient. En réalité, planifier est une action d’anticipation. Au lieu de subir donc, vous vous adaptez en faisant passer votre travail en premier. Toutefois, cela ne revient pas à dire que votre planning doit être surchargé. Pour la simple raison que personne ne peut contrôler totalement les évènements existants. Et on retrouve souvent chez ceux qui ont un planning trop rigide la frustration, à l’idée de ne rien avoir suivi dans le plan.

À titre d’exemple sur la gestion des priorités, vous faites un budget pour répartir l’argent de la meilleure des façons possibles. Et s’il est vrai que l’argent est précieux, alors pourquoi s’abstenir à faire la même chose avec le temps ? Pourquoi ne pas faire un plan pour le répartir plus favorablement ? De cette manière, vous pouvez facilement exécuter vos tâches prioritaires. L’agencement de votre emploi du temps ne fera que vous rendre plus productif. Si vous n’êtes pas encore conquis, vous devriez absolument vous y mettre. Ignorer la planification des tâches, c’est dévaloriser la plus précieuse de vos ressources.

Pour une meilleure gestion des priorités, il vous appartient de prendre les choses en main. Mais cela ne s’arrête pas là puisqu’il faut vraiment que vous puissiez être en mesure d’exécuter votre planning. Ainsi, prenez le temps d’étudier chaque tâche avant de l’intégrer dans votre liste.

Atteindre des objectifs

En effet, le but principal de la gestion du temps et des priorités est de vous permettre d’atteindre vos objectifs et de mener à bien tous vos projets, quelle que soit leur ampleur. Afin de mettre toutes les chances de votre côté, et de vivre dans une parfaite gestion des priorités, voici quelques astuces :

• Découper les grands objectifs en une série de petits objectifs réalisables
• Définissez un délai maximum pour l’atteinte de chacun de ces objectifs
• Faites un suivi régulier de vos performances
• Célébrer chaque petit succès pour optimiser votre force de volonté

Et voilà ! Vous avez maintenant toutes les clés en main. N’hésitez pas à laisser un commentaire pour d’autres conseils et astuces. Et si l’article vous a plus, partagez-le sur les réseaux.