Préparer une réunion représente tout un art. D’ailleurs, sachez que même si vous êtes un as du management, l’organisation d’une réunion ne doit jamais se faire à l’improviste. Vous devez en effet accorder une importance particulière aux préparatifs (établissement des objectifs, choix des participants, du lieu et de la date, établissement de l’ordre du jour…). Ce faisant, l’assemblée sera dynamique, efficace et fructueuse. Mais encore, vous éviterez les réunionites ; et revenir alors plusieurs fois d’affilée sur le même sujet, à cause d’une réunion mal organisée. D’autant plus que les enjeux concernés lors des réunions relèvent très souvent d’une importance capitale…

Préparer une réunion : quelques questions fondamentales

Face à des problèmes insolubles — du moins, par un seul individu, on pense souvent qu’organiser une réunion se trouve être LA bonne initiative. Les différents acteurs pourront discuter et échanger des informations précieuses. Mais pour savoir si la réunion est vraiment obligatoire, posez-vous d’abord ces questions :

• Est-ce la seule solution ?
• Qui sont concernés par cette réunion ?
• Quel est le résultat escompté ?

En répondant clairement à ces interrogations, vous pourrez alors réellement envisager de rassembler vos collaborateurs, ou bien résoudre votre problème grâce à une autre solution.

Moult bonnes raisons pour bien préparer une réunion

Optimiser la rentabilité en entreprise

À cause d’un défaut d’organisation, certaines réunions peuvent s’éterniser, car les participants se dispersent souvent sur le hors-sujet. Ils s’exposent alors à la réunionite. Cependant, avec un emploi souvent déjà surchargé, toute forme de perte de temps peut rapidement se transformer en une véritable source de frustration et de stress au travail. Mais surtout, il arrive que cette initiative ne mène nulle part et n’apporte aucune plus-value à aucun des participants. À cela s’ajoutent les dépenses parfois pharaoniques qu’une réunion peut engendrer…

De fait, les entreprises sont de moins en moins enthousiastes concernant l’idée de préparer une réunion. Et cela se comprend ! En cette ère où la performance et la productivité jouent un rôle clé dans la pérennité d’une activité économique, bon nombre d’entreprises décrient les réunions et les considèrent plus comme une perte de temps qu’une solution. Cependant, avec une réunion bien élaborée vous éviterez bien des désagréments…

Renforcer la dynamique de groupe

Malgré quelques inconvénients, toutes les réunions ne sont pas bonnes qu’à jeter à la poubelle. Il ne faut d’ailleurs pas oublier qu’elles font partie intégrante de la vie d’une entreprise.

De fait, bien préparer une réunion en amont constitue un formidable outil de communication et de management stratégique. Et cela vous permettra de profiter d’un petit lot d’avantages :

• Optimiser la gérance et permettre à vos collaborateurs de travailler efficacement
• Relayer les informations utiles aux personnes intéressées
• Débloquer les situations conflictuelles ou résoudre un dysfonctionnement dans l’entreprise
• Développer et exploiter de nouvelles idées
• Présenter un nouveau projet et des objectifs à atteindre
• Discuter des sujets sensibles pour maintenir une bonne ambiance au sein de l’entreprise
• Former le personnel
• Rester au courant des actualités intéressantes dans l’entreprise

Préparer une réunion permet ainsi d’insuffler une vraie dynamique de groupe dans l’entreprise et de maximiser la créativité. Par ailleurs, une réunion encourage le contact humain et constitue l’occasion idéale pour faire naître un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Tout cela constitue des éléments clés pour favoriser l’engagement professionnel et l’implication des salariés.

Les différents types de réunion

Vous souhaitez que votre réunion soit fructueuse ? Alors, sachez que vous devez l’organiser selon les résultats attendus. En effet, une réunion de présentation ne se déroulera pas à la manière d’une réunion de formation.

Pour préparer une réunion avec brio, prenez connaissance des différents types de réunions suivants.

• Réunion d’information. La rencontre permet de transmettre des informations importantes à l’audience. Il peut s’agir d’un : rappel de consignes, réorganisation de l’entreprise, accueil d’un nouveau collaborateur, etc.
• Réunion de résolution de problèmes. Cette réunion a pour but de régler tout type d’incident en rapport au bon fonctionnement de l’entreprise.
• Brainstorming. C’est une réunion qui met en avant l’échange de nouvelles idées.
• One-to-one. C’est une réunion en face à face, entre le manager et chacun des collaborateurs.
• Réunion de projet. Préparer une réunion de projet permet de mieux faire le point sur le début, l’avancement, les sprints, le bilan, la clôture, etc. du projet en question.
• Formation. Cette réunion permet de développer de monter en compétences.
• Stand-up meeting. Il s’agit d’une courte réunion de 5 à 15 minutes, où tous les participants sont debout.
• Réunion à distance. C’est une réunion virtuelle réalisée grâce à Internet et aux différents outils technologiques.

Préparer une réunion en définissant explicitement son objectif

C’est clair. Pour qu’une réunion soit réellement utile, elle doit répondre à des objectifs précis (objectifs SMART). Comme mentionné plus haut, vous devrez donc vous poser « qu’attend-on réellement de cette réunion ? » pour vous aider à déterminer la finalité escomptée de celle-ci.

Par ailleurs, déterminer avec un maximum de précision le but de cette rencontre vous évitera les dispersions inutiles. En effet, vous faites savoir préalablement aux participants sur quels points principaux il faudra essentiellement se focaliser. Cela évitera alors les débats insignifiants.

En somme, préparer une réunion en partant sur l’identification d’un but précis permet de :

• Évaluer la durée nécessaire pour faire le tour du sujet ;
• Choisir les participants capitaux ;
• Élaborer le plan de la réunion ;
• Définir le format de réunion adéquat.

Bien choisir les participants potentiels

Une fois que vous avez défini les objectifs de votre réunion, vous avez toutes les cartes en main pour déterminer votre auditoire et les participants. On vous rappelle que chaque participant à cette rencontre doit y trouver un intérêt réel. Prendre soin de bien choisir les participants pour préparer une réunion est donc crucial, pour que chaque personne présente puisse être acteur, et non, spectateur. Mais surtout, toutes les personnes invitées doivent pouvoir apporter leur contribution à l’atteinte des objectifs de cette rencontre.

Exemple : dans le cadre d’une réunion de projet, vous n’aurez pas à faire appel à toutes les personnes travaillant sur ce dernier. Vous pourrez rassembler les managers — généralement au courant de la situation du travail — pour faire le point avec eux.

À la fin, le choix des participants implique donc de déterminer « qui inviter » et « combien de personnes inviter ».

Bien préparer une réunion en définissant un plan de déroulement précis

Nous le répéterons encore une fois : une réunion bien préparée est une réunion où les participants ne se dispersent pas. De fait, il est primordial de définir une structure bien précise pour éviter les débordements. Pour établir un plan, vous devrez ainsi placer les sujets prioritaires en avant. Mais encore, il sera nécessaire de préciser un temps imparti pour parler de chaque sujet. De même pour la prise de parole de chaque participant, s’il s’agit d’une réunion collaborative ou d’un brainstorming.

Pour préparer une réunion, vous pouvez par ailleurs désigner un responsable de l’organisation et lui déléguer certaines tâches (envoi des invitations, choix des dates et du lieu, etc.). Cette personne sera également l’animateur au moment du jour J. Selon le type de réunion à mener, vous devez donc choisir une personne qui a des compétences de : directeur, coordinateur ou facilitateur.

Définir le lieu, la date et l’heure

Tout d’abord, le lieu de réunion doit être adapté non seulement au format choisi, mais aussi en fonction du nombre de participants. Plus particulièrement, si vous décidez de préparer une réunion en dehors de vos locaux. Comprenez donc que pour une réunion efficace, chaque personne doit se sentir à l’aise et pouvoir travailler confortablement. Pour trouver le lieu idéal, vous pouvez trouver sur la Toile une pléthore de plateformes de location.

Ensuite, pensez à choisir une date et une heure qui correspondent à la disponibilité de tous les participants. Néanmoins, mieux vaut ne pas opter pour les réunions entre 14 h et 16 h, car les personnes sont moins réceptives durant ces périodes. Évitez également des réunions de plus d’une heure. Ce délai écoulé, les participants risquent de perdre leur intérêt.

Préparer une réunion efficacement en mettant au point tous les documents nécessaires

Tout document en rapport à la réunion doit être soigné. Pensez donc à préparer des supports clairs et précis (diapositives, vidéos, etc.). Veillez également à ce que tout le matériel soit fonctionnel avant la réunion. Et ce, afin d’éviter de perdre du temps à régler un souci technique.

Par ailleurs, n’hésitez pas à structurer les informations que vous souhaitiez transmettre en notant les mots-clés ou des phrases concises sur un petit papier. Cela vous évitera de vous perdre dans vos propos dans le rush de la réunion.

Hormis ces critères, pour préparer une réunion, vous devez également :

• Envoyer toutes les informations nécessaires aux participants (format de la rencontre, le rôle de chacun et les objectifs attendus)
• Transmettre l’agenda de la réunion
• Veiller à être strict sur la ponctualité et à commencer à l’heure indiquée dans la planification

En somme, le bon déroulement d’une réunion réside en grande partie dans sa préparation. Autrement dit, plus vous passerez du temps à fignoler votre réunion, plus les chances que celle-ci soit efficace seront élevées.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour vous aider à préparer une réunion efficace !

Et vous, comment faites-vous pour organiser votre réunion ? N’hésitez pas à partager votre expérience en commentaire.