Vous le savez certainement déjà, une bonne gestion du temps est la clé d’une meilleure productivité au travail. Mais saviez-vous qu’elle est aussi importante dans la vie privée ? En effet, elle vous permet de mieux hiérarchiser vos tâches, d’établir un ordre de priorité pour les effectuer, mais aussi de réduire autant que possible le stress. D’ailleurs, vous avez à votre disposition une multitude de méthodes d’organisation personnelle que vous pouvez mettre en place. Elles sont aussi nombreuses que diverses, mais nous allons regrouper dans cet article les 12 meilleurs outils pour vous aider à cet égard. Matrice d’Eisenhower, Getting Things Done, méthode Pomodoro, Zen to Done, loi de Pareto, Mind mapping, rétroplanning, méthode MoSCoW, méthode ABCDE, time blocking, méthode PARA, méthode KonMari…

Ces approches sont non seulement efficaces, mais elles sont aussi très faciles à mettre en place. D’autant plus que vous pouvez les adapter en fonction de vos besoins. Alors, retrouvez avec nous aujourd’hui tous les détails. 

La matrice d’Eisenhower, incontournable parmi les méthodes d’organisation personnelle

Elle figure parmi les plus populaires et les plus utilisés en matière de gestion du temps et d’organisation personnelle. Cet outil d’analyse a été mis en place par l’ancien président américain Dwight David Eisenhower. Son objectif ? Prioriser les tâches en fonction de leur nature. Vous pourriez ainsi identifier celles que vous allez effectuer vous-même et celles que vous allez déléguer ou reporter. Pour ce faire, vous pouvez baser sur quatre quadrants.

1. Important et urgent (à effectuer ASAP).
2. Important, mais pas urgent (à planifier).
3. Pas important, mais urgent (à déléguer).
4. Non important et non urgent (à abandonner).

Parmi les méthodes d’organisation personnelle, la matrice d’Eisenhower s’avère très simple d’utilisation, tout en restant particulièrement efficace. Vous auriez l’impression d’avoir plus de temps à votre disposition.

La méthode Getting Things Done (GTD)

Inventée par David Allen, la méthode GTD fait aussi partie des outils les plus populaires améliorer les performances de chacun au quotidien. Elle vous permet d’organiser et de suivre l’avancement de vos projets. Bien au-delà du simple fait de « faire les choses », elle vous assure aussi d’être à 100 % convaincu du système que vous avez adopté. C’est pourquoi elle figure parmi les méthodes d’organisation personnelle les plus plébiscitées. Vous auriez effectivement un plan concret que vous pourriez suivre pour atteindre votre objectif, quel qu’il soit.

Dans ce cas, le principe se base sur 5 étapes.

1. Collecter : rassemblez toutes les tâches que vous devez effectuer.
2. Traiter : passez-les en revue et demandez-vous si chacune d’entre elles mérite votre intervention. Si la réponse est « non », déléguez. Si la réponse est « oui », deux possibilités s’offrent à vous. La tâche peut se faire en moins de 2 minutes -> mettez-vous-y tout de suite. (Servez-vous des différentes méthodes d’organisation personnelle pour définir un ordre de priorité.) La tâche prend plus de temps -> passez à la phase organisation.
3. Organiser : établissez un plan d’action pour réaliser le travail.
4. Réviser : suivez l’évolution du projet. Rectifiez ou changez de plan si besoin.
5. Agir : la méthode GTD n’est pas figé, alors n’hésitez pas à modifier l’ordre de priorité en fonction du contexte, du temps disponible, mais aussi du niveau d’énergie.

La technique Pomodoro

À travers la technique Pomodoro, Francesco Cirillo vous propose de considérer l’heure comme une tomate (Pomodoro = tomate en italien). Parmi les méthodes d’organisation personnelle, celle-ci est certainement la plus originale. Elle prend en compte le fonctionnement naturel du cerveau. Notre capacité de concentration avoisinerait effectivement les 90 minutes (25 minutes si vous effectuez la même tâche). Alors, pour vous permettre d’exploiter pleinement votre temps et votre potentiel, cette approche vous apprend à découper le temps de travail.

• 25 minutes de concentration.
• 5 minutes de pause.
• Après 4 pomodori, 20 à 30 minutes de pause longue.

Lorsque vous avez besoin de vous focaliser sur le travail, assurez-vous de rester loin des distractions.

Le Zen to Done

Le Zen to Done (ZTD) figure aussi parmi les méthodes d’organisation personnelle les plus efficaces. Leo Babauta s’est inspiré de la méthode Getting Things Done pour mettre en place cette technique. Le Zen to Done reste toutefois plus facile à mettre en œuvre. L’auteur américain vous propose effectivement d’adopter 10 « Zenhabits » qui vous aideront à mieux gérer votre projet et votre temps.

1. La collecte : rassembler toutes les tâches à effectuer sur un carnet de notes.
2. Le traitement : réalisez, planifiez, déléguez ou éliminez les tâches en fonction de leur priorité.
3. La planification : basez-vous notamment sur la matrice d’Eisenhower, l’une des meilleures méthodes d’organisation personnelle, dans ce cas.
4. L’action : focalisez votre attention sur une chose à la fois, loin de toute distraction.
5. L’organisation : créez une liste de tâche pour concrétiser chaque projet.
6. Le rangement : apprenez à organiser votre environnement de vie et de travail.
7. La révision : vous pouvez changer, modifier vos objectifs au fil du temps.
8. La simplification : éliminez tout ce qui n’est pas essentiel.
9. Les routines : que pensez-vous de vous servir du Miracle Morning pour gagner en efficacité ?
10. La passion : travaillez sur ce qui vous plaît réellement pour éviter la procrastination.

Méthodes d’organisation personnelle : la loi de Pareto

Le principe de Pareto constitue un autre excellent outil pour mieux vous organiser au quotidien. Son précurseur Vilfredo Pareto a émis l’hypothèse selon laquelle, 80 % des conséquences proviennent de 20 % des causes. Par exemple :

• 20 % des efforts impactent sur 80 % des résultats ;
• 20 % des employés produisent 80 % des rendements ;
• ou encore, 20 % des clients apportent 80 % des revenus ;
• 20 % des bogues provoquent 80 % des pannes ;
• Et ainsi de suite…

Vous pouvez vous appuyer sur d’autres méthodes d’organisation personnelle pour mettre en place un système performant. Mais ce qu’on vous demandera de faire c’est d’identifier ces 20 % qui ont le plus d’influence sur votre productivité. Ce faisant, vous auriez plus de temps à consacrer pour ce qui est important. Voilà de quoi établir un ordre de priorité efficace lorsqu’il s’agit d’améliorer votre technique de gestion du temps.

Le Mind Mapping

Le Mind Mapping consiste à créer une carte mentale pour mieux se repérer dans son quotidien. Ce concept a été mis en place par le psychologue et mathématicien britannique Tony Buzan. Cette approche revient souvent lorsqu’on parle de méthodes d’organisation personnelle, et ce n’est pas étonnant. En effet, elle permet de faciliter le processus de mémorisation. Le principe est simple.

• Prendre une longue liste de tâches.
• Créer une représentation graphique mentale suivant un ordre précis.
• Utiliser des codes (mots-clés, lieux…) pour se repérer.
• Imaginer une évolution logique.

Pour vous en servir, vous avez la possibilité de choisir entre :

• La carte généraliste (servez-vous des questions qui, quoi, comment, où, quand, pourquoi) ;
• La carte spécifique (tirez tous les sujets secondaires qui peuvent entourer une idée centrale) ;
• Et la carte thématique (identifiez les sous-catégories à partir d’un sujet spécifique).

Méthodes d’organisation personnelle : le rétroplanning

Le rétroplanning représente une méthode de planification inversée. C’est-à-dire que vous vous basez sur la date d’échéance pour vous organiser. C’est un moyen efficace pour respecter les deadlines, mais aussi pour éviter la procrastination. Pour en profiter pleinement, vous pouvez suivre les étapes suivantes.

1. Définir un projet.
2. Noter les tâches nécessaires à sa concrétisation.
3. Estimer la durée de chaque tâche.
4. Organiser les tâches par ordre chronologique.

La méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW constitue un autre outil particulièrement de gestion des priorités. Vous pouvez donc la choisir si vous êtes à la recherche d’une ou de plusieurs méthodes d’organisation personnelle. Dans la pratique, son précurseur Dai Clegg vous propose de classer vos tâches en fonction de leur nature. Le terme MoSCoW constitue d’ailleurs un acronyme anglais qui représente les catégories sur lesquelles vous devez vous baser.

• M pour « Must-have ». Vous devez les traiter en priorité.
• S pour « Should-have ». Vous pouvez reporter ces tâches, mais elles méritent votre attention puisqu’elles peuvent contribuer à l’atteinte de votre objectif.
• Co pour « Could-have ». Vous pouvez les éliminer si vous manquez de temps, mais ces tâches peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à votre travail. (Appuyez-vous sur d’autres méthodes d’organisation personnelle comme la matrice d’Eisenhower pour vous aider à établir un ordre de priorité.)
• W pour « Won’t have ». Vous tenez à réaliser ces tâches, mais pour l’instant, vous devez vous concentrer sur autre chose.

La méthode ABCDE

Vous pouvez également compter sur la méthode ABCDE pour prioriser vos tâches au quotidien. Comme vous pouvez constater, ce concept vous permet de hiérarchiser votre travail en vous basant sur les cinq premières lettres de l’alphabet. En réalité, cette méthode suit le même principe qu’un to-do-list ordinaire. Elle est toutefois plus organisée et encore plus structurée. Vous pouvez la combiner avec d’autres méthodes d’organisation personnelle si vous souhaitez.

Dans la pratique :

• A représente les tâches très importantes que vous devez traiter immédiatement ;
• B constitue les tâches moins importantes que vous pouvez reporter ;
• C fait référence aux tâches agréables à faire et qui n’auront pas de répercussions graves si vous ne les effectuez pas (vous pouvez donc les planifier en fonction de votre emploi du temps) ;
• D désigne les tâches à déléguer puisque votre intervention personnelle n’est pas requise ;
• E équivaut aux tâches à éliminer puisqu’elles ne vous apportent pas grand-chose.

Le time blocking, l’une des meilleures méthodes d’organisation personnelle

Le time blocking (gestion par blocage de temps) constitue un autre outil efficace pour optimiser le temps à votre disposition. Il vous invite d’ailleurs à repenser la manière dont vous travaillez. Au lieu de réaliser les tâches qui vous sont assignées dès que vous avez du temps libre, il vous encourage à les planifier à l’avance dans votre agenda. Cette méthode vous incite ainsi à construire votre journée autour de vos priorités. En sachant ce qui mérite votre attention, vous auriez beaucoup plus de facilité à dire non aux sollicitations inutiles.

Le time blocking a tout son intérêt parmi les méthodes d’organisation personnelle comme il est excellent pour accélérer l’atteinte des objectifs. En principe, vous devez consacrer un temps défini pour les tâches chronophages et ainsi libérer de la place dans votre agenda.

Par exemple, vous bloquez une heure chaque jour (peut-être de 8 h à 9 h) pour répondre à vos emails. N’ouvrez votre boîte mail que pendant ce créneau, ce qui vous permettra d’augmenter votre capacité de concentration. Faites de même avec toutes les petites choses qui risquent de vous distraire pendant une journée de travail.

La méthode PARA

La méthode PARA mérite également toute votre attention en matière de méthodes d’organisation personnelle. Dans son système, Tiago Forte vous propose de mettre de l’ordre dans votre quotidien. Il s’agit effectivement d’un excellent outil pour organiser votre vie. Quoi qu’il en soit, l’acronyme PARA vient de l’anglais et signifie :

• Projet (project) : une série de tâches associées à un objectif, avec une échéance
• Sphère de responsabilité (area of responsibility) : un champ d’activité incluant une norme établie qui doit être maintenue dans le temps
• Ressources (resource) : un sujet ou un thème qui présentent un intérêt constant
• Archives : éléments inactifs des trois autres catégories (projet achevé ou interrompu).

Méthodes d’organisation personnelle : méthode KonMari

Mise en place par la Japonaise, Marie Kondo, la méthode KonMari a fait des échos dans le monde entier. Elle se concentre principalement sur l’organisation de l’espace de vie à proprement parler. Et vous le savez certainement déjà, un chez-soi bien rangé permet de favoriser le bien-être au quotidien. D’autant plus que remettre de l’ordre dans votre intérieur vous permettra de réduire le stress. Quoi qu’il en soit, Marie Kondo vous propose de suivre 4 règles-clés.

• Faites du rangement une habitude.
• Organisez par catégorie. (C’est l’une des méthodes d’organisation personnelle qui se focalisent exclusivement sur les biens matériels.)
• Ne gardez chez vous que les objets qui vous apportent de la joie.
• Désencombrez votre maison en vous débarrassant des choses qui ont déjà fait leur temps.

En résumé

1. La matrice d’Eisenhower vous apprend à différencier les tâches urgentes et importantes.
2. La méthode GTD se base sur 5 étapes : la collecte, le traitement, l’organisation, la révision et l’action.
3. La méthode Pomodoro vous encourage à exploiter pleinement votre capacité de concentration en prenant une pause après 25 minutes. Elle figure parmi les méthodes d’organisation personnelle les plus efficaces.
4. Le Zen to Done vous propose d’adopter 10 « Zenhabits » qui sont essentielles dans la cadre de la gestion du temps.
5. La loi de Pareto vous incite à identifier les 20 % d’efforts qui produiront 80 % des résultats.
6. Le Mind mapping vous apprend à schématiser les tâches pour les mémoriser plus facilement.
7. Le rétroplanning constitue une méthode de planification inversée, comme il part de la date d’échéance.
8. La méthode MoSCoW est excellente en matière de gestion des priorités.
9. La méthode ABCDE permet de hiérarchiser vos tâches. Elle est l’une des meilleures méthodes d’organisation personnelle.
10. Le time blocking facilite l’élimination des distractions.
11. La méthode PARA s’avère parfaite pour organiser votre vie entière.
12. La méthode KonMari se concentre exclusivement sur l’organisation des biens matériels.