Tic-tac, tic-tac… Aujourd’hui, nous courrons pratiquement après le temps. Nous jetons régulièrement un œil sur les aiguilles de nos montres, car chaque minute, chaque seconde, reste précieuse. Raison pour laquelle le fait d’être capable de gérer son temps au mieux reste une qualité essentielle en ces jours effrénés. Dans cette optique, sachez que la méthode Moscow s’avère simple et efficace à mettre en place pour toute personne qui souhaite optimiser son temps. Par ailleurs, il faut savoir qu’une bonne exploitation du temps passe d’abord par la hiérarchisation de chaque tâche. En entreprise, cette technique compte parmi les moyens qui permettent de respecter les délais de livraison d’un projet au client.

En gros, la méthode d’organisation dont nous allons parler dans les lignes qui suivent concerne un outil qui permet tout simplement de classer chaque mission selon son degré de criticité et d’importance dans un projet.

La méthode Moscow : une stratégie efficace pour la hiérarchisation des tâches

C’est Dai Clegg qui a mis au point la technique Moscow en 1994. Expert en développement logiciel chez Oracle UK, il a pensé à élaborer une solution qui puisse aider son équipe à mener à bien chaque projet en hiérarchisant chaque tâche. Le concept va donc au-delà de répartir les tâches en deux simples cases « importantes » ou « non importantes ». L’idée est complètement de classer chaque tâche l’une après l’autre en suivant un ordre précis selon leur degré d’importance.

Découvrons cette technique un peu plus en profondeur

La méthode Moscow tire son appellation de l’acronyme de 4 lettres.

• M pour « Must have this ». Ce sont les tâches impératives. En d’autres mots, si ces tâches ne sont pas traitées en priorité, l’ensemble du projet risque d’en pâtir.
• S pour « Should have this if at all possible ». Ce sont des tâches qui possèdent une réelle valeur ajoutée par rapport au projet. Il faut les accomplir après l’achèvement de tous les must have.
• C pour « Could have this if it does not affect anything else ». Cette catégorie concerne les tâches optionnelles dans le cadre de la méthode Moscow. Les tâches en question ne peuvent être réalisées qu’après tous les must have et les should have. Ce sont des parties du projet que vous pouvez très bien reporter, sans toutefois affecter le travail dans son ensemble. Notez qu’on les appelle aussi « Nice to have », car l’accomplissement de ces tâches peut représenter la crème de la crème du projet.
• W « Won’t have this time but would like in the future ». Ce sont des tâches qui ne cadrent pas immédiatement dans le projet, mais que l’on pourrait bien intégrer dans celui-ci, un jour ou l’autre.

Dans la méthode Moscow, on remarque cependant deux lettres supplémentaires : les « o ». Vous vous demandez à quoi elles correspondent ? Eh bien, pour tout vous dire, on a juste rajouté ces deux lettres pour une appellation plus générique et une meilleure mémorisation de la technique.

Exemple de cas d’application

Afin de mieux assimiler cette technique, voici une courte illustration qui consiste à classer les tâches dans le cadre d’un projet de création d’un blog. Vous trouverez alors ci-dessous à quoi devrait plus ou moins s’apparenter la répartition des tâches en appliquant la méthode Moscow.

• M :
  • Le type de blog envisagé,
  • l’attribution d’un nom au blog,
  • la création du site web,
  • l’intégration des premiers articles.
• S :
  • La création d’une section commentaire,
  • la création des boutons pour le partage sur les réseaux sociaux.
• C :
  • Le changement du design des pages,
  • la modification des polices des articles.
• W :
  • Le rajout d’autres rubriques.

Sachez que cette technique reste aussi intéressante dans la vie quotidienne en général, dans la mesure où elle compte parmi les outils d’organisation personnelle.

En quoi une bonne hiérarchisation des tâches reste-t-elle importante ?

Structurer les tâches grâce à la méthode Moscow reste important à bien des égards.

« Ceux qui font mauvais usage de leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté. » — Jean de la Bruyère

Cette citation démontre ce que vivent les membres d’une équipe lorsqu’ils se rendent comptent qu’ils vont avoir du mal à respecter les délais impartis pour achever un projet. Au vu de cette circonstance, ils vont sentir la pression monter. Ce qui, par la suite, peut entraîner des erreurs fatales au projet. Résultat ? Le travail va tourner au vinaigre.

La méthode Moscow permet justement d’éviter cette situation dans la mesure où la hiérarchisation des tâches consiste à exploiter le temps de manière intelligente. Ainsi, il se révèle intéressant que les chefs de projets et autres cadres doivent maîtriser cette technique. Ceci pour mieux préparer une stratégie pour l’équipe grâce à un aperçu des tâches à achever selon leur niveau d’importance.

En somme, la démarche Moscow permet de :

• avoir un œil sur les missions à réaliser dans un ordre croissant ;
• garder le contrôle de chaque membre de l’équipe ;
• gérer le travail tout en restant confiant concernant son aboutissement.

Utiliser la méthode Moscow, c’est donc le gage d’entreprendre un projet de manière plus sereine. Pour cause, prendre conscience que vous avez déjà des missions bien ordonnées permet de diminuer le stress que vous pouvez ressentir face à un projet de grande envergure. Lors de leurs missions, les membres de votre équipe ne se disperseront pas, car ils sauront exactement quoi faire et à quel moment.

Une approche pas uniquement destinée aux pros

Tout comme la méthode de planification inversée, cette démarche est plus propre aux managers d’entreprise. Néanmoins, on peut aussi compter la méthode Moscow parmi les différents choix d’outils d’organisation personnelle.

Ainsi, vous avez pris la petite habitude d’inscrire des listes de tâches à la volée dans un agenda ou dans un bullet journal dans l’unique but de ne pas les oublier ? En utilisant la théorie Moscow, vous serez largement plus efficace, notamment si vous avez planifié de faire plusieurs choses en une journée, par exemple. Cela s’explique du fait qu’en ayant procédé autrement auparavant, les chances que vous ayez inscrit les tâches en désordre sont élevées.

En revanche, si vous utilisez la méthode Moscow, vous saurez exactement à quelle heure chaque tâche de votre programme du jour doit débuter et s’achever. Cette technique reste ainsi intéressante dans la vie quotidienne en général, plus particulièrement lors des journées chargées.

Mise en place de Moscow : 4 étapes principales

Pour mettre cette technique en pratique, il faut respecter 4 étapes précises.

• Réunir l’équipe de travail. Le chef de projet doit organiser un workshop avec toutes les personnes qui vont prendre part au projet. Cette réunion permettra une mise en contexte et des échanges d’idées.
• Lister les tâches à réaliser. Il ne s’agit pas encore de la méthode Moscow proprement dite. Cette étape consiste à noter sur papier ou sur un paperboard tous les items proposés par chaque membre de l’équipe réunie. Attention, absolument toutes les idées, même celles qui semblent banales, doivent figurer dans l’inventaire.
• Hiérarchiser les tâches. Cette troisième étape reflète aux mieux le concept de la démarche. C’est l’étape où l’équipe va classer les Must, Should, Could et Won’t. Des divergences d’idées pourront avoir lieu par rapport au degré d’importance de certaines tâches. De fait, il faudra que celui qui dirige la réunion sache jouer au médiateur. En tout cas, différentes manières vous permettront d’appliquer la méthode Moscow. Les tâches peuvent alors être réparties :
  • à l’aide d’un outil d’organisation spécifique à l’instar de Trello ou Notion,
  • dans un tableau Excel conçu avec des lignes et des colonnes de différentes couleurs,
  • de manière traditionnelle, avec des post-its colorés collés sur un tableau blanc.
• Valider la hiérarchisation. Revoyez tous ensemble comment vous avez organisé toutes les tâches et étudiez en même temps si vos propositions restent conformes aux différentes contraintes reliées au projet (budget, deadline, exigence du client…). De multiples rectifications pourront se montrer nécessaires avant la validation de l’ordre final des tâches du projet.

Quelques alternatives de la méthode Moscow

Il faut savoir que cette démarche de Dai Clegg reste une méthode de gestion de priorités parmi tant d’autres. En effet, vous pouvez trouver plusieurs autres alternatives, dont en voici quelques-unes :

• La matrice d’Eisenhower. En termes d’optimisation de temps, beaucoup utilisent cette méthode. La matrice d’Eisenhower est constituée d’un quadrilatère avec quatre grilles répartissant les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance.
• La méthode de planification inversée ou rétro planning est reconnue pour son efficacité dans le respect des deadlines. La démarche consiste à planifier les tâches de Z à A.
• La méthode ToToTo. Cette alternative s’inspire de la méthode Moscow. ToToTo est l’acronyme de Today, Tomorrow, Tonight. Today représente les Must, Tomorrow désigne les Should et Could, quant à Tomorrow, il joue le rôle de toutes les tâches que l’on peut accomplir lors des temps livres. Vous l’aurez donc compris, la méthode ToToTo n’a pas de Won’t.

La stratégie Moscow et ses limites

La théorie Moscow n’est évidemment pas parfaite. La première problématique que l’on rencontre durant l’application de cette technique demeure au niveau du mode de hiérarchisation des tâches. Effectivement, bien que c’est le concept de base de la méthode Moscow en elle-même, on ne sait pas toujours forcément quelle tâche devrait aller avant une autre. Le cas semble d’autant plus délicat pour les missions qui ont le même degré d’importance.

Ensuite, les catégories Should et Could prêtent souvent confusion. Si bien qu’on ignore les tâches qu’on devrait attribuer à chaque case. Entre autres, la classification des tâches reste souvent subjective. Ce qui peut créer des tensions au niveau de l’équipe qui s’occupe du projet. Enfin, il y a une autre problématique au niveau du Won’t, dans la mesure où l’avenir des tâches qui appartiennent à cette catégorie reste incertain.

La méthode Moscow : ce qu’il faut retenir

De nos jours, le temps constitue un luxe : on ne peut donc pas gaspiller nos heures et nos minutes et n’en tirer aucun profit. La technique Moscow a justement pour objectif de nous permettre d’organiser notre temps au mieux, afin de rester productifs.

Cette approche constitue un outil utile pour les chefs de projet. Effectivement, entre la volonté de respecter les délais pour livrer le projet fini et le désir de respecter chaque exigence du client, l’équipe a tendance à se disperser. En appliquant la méthode Moscow, vous optez pour une stratégie efficace qui améliore le travail d’équipe. Ceci dans la mesure où chacun connaîtra déjà les tâches précises qui lui sont attribuées. Ce qui rendra le travail plus fluide tout en gardant en tête les demandes du client.

Par ailleurs, du fait que cette méthode compte aussi parmi les outils d’organisation personnelle, elle s’avère indispensable pour toute personne qui souhaite mieux s’organiser dans ses tâches du jour. Vous n’aurez ainsi pas la sensation d’avoir passé une journée non productive. Et ce, que ce soit au bureau ou bien dans la vie personnelle.

En somme, la méthode Moscow permet de :

• prendre facilement de bonnes décisions ;
• gagner en confiance en soi et rassurer les membres de l’équipe ;
• développer de nouvelles idées, notamment grâce aux Won’t.

Vous remarquerez qu’en vous servant de cette stratégie, votre projet se déroulera plus aisément et votre équipe restera d’attaque chaque jour.

Alors, avez-vous déjà appliqué la technique Moscow dans votre entreprise ou dans le cadre de vos projets personnels ?