Les compétences en matière de communication jouent un rôle majeur dans quasiment tous les aspects de la vie. Bien que le contexte dans lequel une conversation se passe peut différer, son importance reste la même. C’est justement pour cette raison qu’il peut s’avérer nécessaire d’apprendre à communiquer efficacement. Cela consiste principalement à transmettre une information en vue d’une meilleure compréhension. Le message ne doit pas changer en cours de route. Ce qui limitera les risques de conception erronée, de confusion ou encore de malentendu. Cependant, il est important de rappeler que cela ne concerne pas uniquement la transmission par le biais des mots. En réalité, la communication s’intéresse à la fois aux échanges verbaux, écrits, visuels et non verbaux (langage corporel et ton de voix). La maîtrise de tous ces éléments s’avère essentielle pour que la réussite soit au rendez-vous.

Tout de suite les détails.

Communiquer efficacement : commencer par l’écoute active

La plupart d’entre nous privilégient souvent l’écoute passive lors des conversations avec les autres. On écoute d’une oreille, sans réellement nous concentrer sur les paroles de l’interlocuteur. Nous nous attendons inconsciemment à ce que notre cerveau saisisse les points essentiels. Mais la réalité est tout autre. Il suffit par exemple de se remémorer une conversation dans laquelle on n’a pas été pleinement engagé. On finit toujours par oublier des détails qui peuvent toutefois se révéler importants. C’est pourquoi on ne cesse de recommander l’écoute active. Il s’agit d’une compétence importante pour apprendre à communiquer efficacement.

Cela améliorera par la même occasion votre capacité à établir un lien sain avec d’autres personnes. Elle encourage :

• L’ouverture d’esprit ;
• L’honnêteté et
• La réussite.

Lorsque vous prêtez attention à votre interlocuteur, vous lui montrez aussi qu’il est entendu. Ce qui renforce la confiance entre vous et lui donne l’impression que ses paroles comptent pour vous. Le secret pour réussir à cet égard ?

• Accorder toute son attention à l’autre.
• Être complètement présente dans la conversation.
• Se donner la peine de comprendre le message.
• Privilégier l’empathie.
• Mettre des mots sur les sentiments.
• Poser des questions pour communiquer efficacement.

Favoriser la conscience des autres

Une communication efficace demande également la considération de votre interlocuteur. En effet, il ne s’agit pas toujours de vous. Ce n’est pas évident pour nous de laisser l’autre s’exprimer. Et pourtant, cela est indispensable pour recevoir le message qu’il veut vous faire passer. Ainsi, une astuce assez intéressante pour ce faire est de privilégier une communication bidirectionnelle.

• Restez ouvert.
• Reconnaissez les pensées et les sentiments de l’autre.
• Apprenez à faire des concessions si besoin.
• Aiguisez vos compétences en matière de conscience de l’autre.

Pour savoir communiquer efficacement, il est ainsi primordial de laisser son interlocuteur parler de lui et de ses centres d’intérêt. Donnez de l’importance son point de vue. D’ailleurs, cela implique aussi de s’abstenir de donner des conseils non désirés. Attendez que l’individu vous demande votre avis avant de le faire. S’il ne le fait pas, gardez vos réflexions pour vous. En fait, on est parfois juste à la recherche d’une oreille qui écoute.

Si vous ne savez pas encore par où commencer, une bonne question à poser est « Veux-tu que je t’écoute ou que je t’aide à résoudre le problème ? ». Communiquer efficacement serait ainsi beaucoup plus facile.

S’intéresser au langage corporel

Le langage corporel s’avère plus révélateur que les mots que vous prononcez. C’est indéniable ! En réalité, il vous trompe rarement. C’est pourquoi il est tout aussi important de prêter attention à la communication non verbale. Cela commence par vous, bien évidemment.

• Votre ton est-il dur ?
• Renvoyez-vous la bonne expression faciale ?
• Souriez-vous suffisamment ?
• Rassurez-vous votre interlocuteur ?

Tout cela peut vous donner une longue liste de signaux qui reflèteront vos sentiments et vos pensées. Ils corroboreront d’ailleurs vos paroles.

Néanmoins, communiquer efficacement nécessite aussi de prêter attention à la signification du langage corporel de l’interlocuteur. Cela consiste à déchiffrer les indices non verbaux pour vous en servir comme principaux moyens de communication. Dans le monde des affaires par exemple, cette compétence vous permettra de déterminer le niveau d’engagement de l’autre partie. Ce qui vous offrira l’occasion d’adapter vos offres ou d’orienter le processus de négociation pour qu’il soit à votre avantage. Bien sûr, cela fonctionne également dans la vie de tous les jours. À vous de détecter ces indices.

Travailler son expression à l’oral pour communiquer efficacement

Étant donné qu’une communication efficace repose sur l’échange, vous devez aussi prendre la parole à un moment ou un autre. Si écouter est essentiel, savoir répondre de la bonne façon parait tout aussi important. Prendre le temps de tendre d’abord l’oreille vous aidera à mieux positionner votre message afin qu’il puisse être exprimé de manière positive. Ce faisant, vous aurez effectivement une vision claire de ce que l’autre personne veut dire.

Ensuite, simplifiez autant que possible votre message et restez concis. La surcharge d’informations représente en réalité l’une des principales causes de l’incompréhension. Alors, apprenez à communiquer efficacement surtout dans le cadre de résolution de conflit. Vous saurez ainsi mieux vous exprimer lors d’un entretien d’embauche, d’une réunion d’affaires et dans votre vie personnelle également.

Cependant, gérez aussi vos propres émotions. Dans l’intérêt d’une communication claire et de votre bien-être, il est important de mettre de côté les sentiments négatifs. En effet, le « trop-plein » vous empêche d’exprimer de façon appropriée dans un contexte. Or, laisser des émotions fortes s’immiscer inutilement dans la conversation peut compliquer encore plus la résolution de problème. Alors, attendez d’être complètement calme et de réorganiser vos pensées pour communiquer efficacement et agir de manière réfléchie.

Adopter la méthode des 7 C

Observez attentivement les individus qui participent à une conversation. Vous remarquerez certainement comment il est facile de laisser de nombreux non-dits. On a effectivement tendance à ne pas dire les choses, en particulier lorsqu’elles fâchent. Nous comptons sur l’auditeur pour compléter les informations manquantes, mais implicites. Dans des situations de changement, d’ambiguïté, de conflit ou de besoin émotionnel important, cette façon de parler « abrégée » ne fonctionne toutefois pas. Après tout, personne n’est devin. Et on réfléchit tous différemment.

Alors, pour vous aider à communiquer efficacement, structurez minutieusement votre message. Pour ce faire, empruntez la méthode des 7 C. Elle s’applique principalement à vos mots. Ils doivent être clairs, concis, concrets, corrects, cohérents, complets et courtois. Si cet exercice implique de parler à un groupe, préparez votre argumentation. Il peut aussi s’avérer utile de renforcer vos compétences en prise de parole en public en amont. D’ailleurs, en faire une habitude vous serait certainement utile dans la mesure où il s’agit d’une opportunité pour développer de bonnes habitudes de communication.

Tenir un discours positif

La positivité représente aussi un outil de taille pour communiquer efficacement. Vous le savez sûrement déjà : les mots ont un impact considérable. Si les paroles blessantes peuvent être destructrices, une communication positive a aussi le potentiel de produire de bons résultats. Concrètement, le langage que vous utilisez dans toute situation représente un appui pour transmettre efficacement votre message. Dans ce cas, l’enthousiasme avec lequel vous abordez le sujet constitue déjà un avantage clé. Cependant, un travail beaucoup plus « profond » aura davantage d’influence.

D’ailleurs, il faut faire attention au choix de mots. Nous n’y pensons pas toujours. Pourtant, c’est essentiel pour communiquer efficacement. Voyez par exemple les expressions comme « pourquoi pas », « pas de problème » ou encore « je ne peux pas me plaindre ». Elles paraissent positives au premier abord. Néanmoins, le cerveau humain a un biais négatif naturel. Et, lorsqu’il entend ces phrases, il évoque inconsciemment une liste de raisons de ne pas faire quelque chose. Il recense les problèmes associés à ce contexte.

Pour inculquer un état d’esprit positif, essayez donc les formulations positives. « Ça me semble bien. » « C’est OK pour moi » « Tout se passe bien, merci de l’avoir demandé. » Communiquer efficacement revient alors à privilégier les affirmations. Vous pouvez également vous inspirer des techniques utilisées par les représentants du service clientèle. Leur secret réside dans le langage qu’ils utilisent. Par exemple, ils vous diront rarement « Je ne peux pas vous aider, je n’ai pas assez d’informations sur ce sujet ». Au lieu de cela, vous entendrez plutôt « Laissez-moi vous passer quelqu’un qui pourra vous assister correctement. » Voyez-vous la différence ? Ce ne serait peut-être pas évident au début, mais rappelez-vous le fameux « tourner sept fois sa langue dans sa bouche ».

Poser les bonnes questions pour communiquer efficacement

Une bonne communication, comme on vient de le voir, exige une écoute active. Cela signifie faire abstraction du reste et reconnaître les sentiments de l’autre personne. C’est ce qui lui donnera l’impression d’avoir un avis significatif. Bien entendu, comprendre et apprécier le point de vue d’autrui ne signifie pas être d’accord. Il s’agit plutôt de créer une atmosphère de coopération. Elle est primordiale pour augmenter les chances de résoudre les situations de conflit ou les désaccords.

D’ailleurs, les questions peuvent aussi être un excellent outil à cet égard. Elles permettent de :

• Clarifier le message ;
• Favoriser l’entente ;
• Communiquer efficacement ;
• Obtenir davantage d’informations utiles ;
• Réorienter l’attention vers d’autres perspectives ;
• Soutenir et enrichir une conversation…

Quoi qu’il en soit, on distingue deux catégories de questions dans la communication verbale.

1. En premier lieu, les questions ouvertes participent à la poursuite de la conversation. Elles sont généralement utilisées pour solliciter des informations supplémentaires sur un sujet donné. Leur principal atout réside dans le fait qu’elles invitent et encouragent l’interlocuteur à fournir une réponse plus authentique, plus approfondie et plus longue.
2. De l’autre part, on a les questions fermées auxquelles on peut répondre par « oui » ou « non ». Communiquer efficacement peut être plus compliqué dans ce cas. Pour cause, celles-ci limitent la réponse de l’auditeur. C’est pourquoi on les privilégie davantage quand on souhaite proposer ou aborder une liste de réponses prédéfinies.

Choisir le bon canal de communication

Avec l’évolution technologique, on a assisté à la naissance de plusieurs canaux de communication. Les premiers qu’on peut citer sont probablement les réseaux sociaux. Ils proposent une plateforme de messages instantanés, accessible de n’importe où. Cependant, ils ne sont pas toujours les meilleurs alliés quand on parle de communication. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de communiquer efficacement entre petits comités.

En réalité, les conversations en personne comportent plus d’avantages dans ce contexte. Elles rendent par exemple possible l’établissement d’une relation de confiance. Celle-ci constitue un élément important d’une bonne relation personnelle et professionnelle. En communiquant face à face, vous montrez à votre interlocuteur que vous prenez en compte ses intérêts.

D’ailleurs, il peut observer votre langage corporel pour déterminer si vous êtes sincère et honnête dans votre démarche. Ce qui peut accroître votre crédibilité. C’est d’autant plus intéressant pour quelqu’un qui a peur de l’inconnu. De même, vous pouvez communiquer efficacement et mieux appliquer votre force de persuasion. Au lieu de vous fier à un courrier électronique pour exprimer votre point de vue, vous pouvez vous adresser à l’autre personne physiquement. Ce faisant, vous serez notamment en mesure de garder le contact visuel direct pour montrer votre engagement.

Enfin, il s’agit aussi d’un moyen tout à fait puissant pour susciter la participation des autres membres du groupe. Après tout, il est très facile de faire comme si on a perdu le message quelque part lorsqu’on veut éviter un sujet. En face à face, c’est plus difficile d’agir ainsi !

Communiquer efficacement et faire attention aux suppositions

L’être humain, par nature, aime les histoires. C’est peut-être dû au fait que nous grandissons en entendant toutes sortes de récits. Cependant, il faut faire attention à elles quand elles naissent dans notre imagination. Un concept anglophone parle de « facts vs. stories » (faits et témoignages). Prenons un exemple.

1. Votre partenaire vous fait part de ses insécurités. C’est un fait.
2. Mais comme vous ne vous y attendez pas, vous commencez à rechercher les raisons pour lesquelles il décide de vous en parler maintenant. Peut-être qu’il souhaite vous faire culpabiliser ? Ce sont des histoires.

Communiquer efficacement deviendrait impossible dans ces circonstances. Pour cause, ces pensées ne reflètent pas toujours la réalité. Et pourtant, on en fait une habitude. Résultat : on crée des situations de conflit qui n’ont même pas lieu d’être. Alors, faites attention à ce penchant. Bien évidemment, le but n’est pas de vous taire jusqu’à provoquer d’autres problèmes relatifs au manque de communication dans le couple. Efforcez-vous tout simplement d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin.

Encore une fois, apprenez à poser des questions. D’autant plus que les détails élargissent les dimensions de l’information, ce qui aide à communiquer efficacement. Ils ajoutent de la valeur à la conversation et vous permettront surtout de discerner ou de vérifier plus facilement les aspects essentiels.

Ne pas avoir peur de traiter les problèmes

La plupart d’entre nous préfèrent éviter les situations problématiques. On a peur que les choses finissent par dégénérer. Parfois, on ne veut pas non plus heurter les sentiments de notre interlocuteur. On adopte alors une attitude d’évitement qui représente toutefois une forme inadaptée de stratégie de coping. En laissant les problèmes en suspens, nous ne pouvons pourtant pas les résoudre.

Alors, décidez consciemment d’agir. Utilisez le « je » pour communiquer efficacement. Exprimez clairement vos préoccupations de manière non agressive. Concentrez-vous sur le problème ainsi que les sentiments et les opinions qui l’entourent. Clarifiez-les. « Je me sens frustré lorsque tu me préviens à la dernière minute comme ça parce que je n’ai aucune marge pour organiser mon temps autrement ». C’est toujours mieux que « Tu n’es jamais prévoyant ».

Ensuite, posez des questions percutantes et ouvertes afin de mieux résoudre le problème que vous devez aborder ensemble. « Comment éviter que cela ne se reproduise ? » Ici, concentrez-vous sur ce que vous pouvez changer — l’avenir. Communiquer efficacement serait ainsi plus simple. Certes, il peut être nécessaire de discuter du passé et/ou d’argumenter pour prouver la légitimité de notre réaction. Néanmoins, l’objectif dans ce cas n’est pas de convaincre l’autre, mais plutôt d’arriver à une solution. Si ce processus de résolution de problèmes implique plusieurs personnes (notamment au travail), organisez une petite session de brainstorming.