Vous êtes quelqu’un d’ambitieux ? Vous souhaitez réaliser des projets importants et atteindre les objectifs que vous vous fixez ? Si c’est le cas alors… Vous devez apprendre à déléguer ! La délégation fait partie des étapes cruciales pour qu’un projet réussisse. Quelque soit votre projet, que vous ayez envie de réaliser, il est primordial de déléguer si vous souhaitez vraiment qu’il aboutisse.

Il faut tout d’abord admettre que vous ne pourrez pas tout faire tout seul. Vous devez apprendre à déléguer.

Mais déléguer n’est pas toujours facile !

Pas facile en effet de faire confiance à d’autres personnes, de choisir qui va faire quoi, de définir ses attentes et… de coordonner tout cela. Pour apprendre à déléguer, je vous propose aujourd’hui de découvrir la méthode que j’utilise personnellement….

Apprendre à déléguer pour gagner du temps et se concentrer sur sa valeur ajoutée

Si vous voulez tout faire tout seul, vous allez perdre un temps considérable. D’une part sur de nombreux détails en apparence insignifiant, et d’autre part sur les activités que vous ne maîtrisez pas à 100%. Apprendre à déléguer, c’est profiter immédiatement de l’expertise des personnes qui ont déjà une expérience en la matière.

En plus le gain de temps, vous pourrez de votre côté vous focaliser davantage sur la vision stratégique du projet et concentrer vos efforts sur votre valeur ajoutée dans le projet. Celui-ci en sera d’autant plus intéressant pour vous et vous mettrez vos talents au service de votre objectif à long terme.

Cependant, vous n’allez pas déléguer tous azimuts. Pour apprendre à bien déléguer, il vous faut mettre en place une stratégie qui respecte les 5 clés suivantes…

Les 5 clés à respecter pour bien déléguer

Apprendre à déléguer, c’est avant tout apprendre à expliquer aux prestataires ce qu’ils doivent faire, quels sont les objectifs et les attendus. Avec une mission précise, vous obtiendrez ce que vous souhaitez. Si au contraire les objectifs et les missions sont mal définis au départ, vous courrez à la catastrophe. Chacun fera ce que bon lui semble.

Soyez également à l’écoute des personnes à qui vous déléguez les tâches. Restez joignable pour répondre à leurs questions.

Cette mise au point de départ est essentielle, tout autant que ces 5 clés que vous devez appliquer pour que votre délégation se passe le mieux possible.

Clé 1 : Les connaissances nécessaires pour réaliser la mission

Pour que ça fonctionne, les personnes à qui vous déléguez doivent connaître le domaine ou le secteur dans lequel votre projet s’inscrit. Elles comprendront alors beaucoup mieux vos attentes et les contraintes du projet. Demandez-leur des références ou si elles ont déjà fait des missions similaires. Interrogez-les sur des exemples précis. Il est important de parler de faits et de ne pas rester vague.

Clé 2 : Le contexte de la mission

Expliquez le contexte dans lequel s’inscrit la mission que vous déléguez, cela aidera les personnes à mieux comprendre le projet global, de prendre en compte le travail des autres et à rester motivées, car elles agiront dans un but.

Clé 3 : Les compétences requises pour la mission

Assurez-vous que les personnes ou les prestataires que vous allez choisir ont bien les compétences requises.

1. Les compétences pré-requises, c’est-à-dire la technique, le savoir-faire
2. Les compétences ad hoc, celles à mobiliser sur le moment, c’est-à-dire la procédure exacte pour effectuer la mission.

Il est important de toujours demander au prestataire de créer un document de procédure s’il n’existe pas. Vous pourrez ainsi capitaliser sur son savoir, quelqu’un d’autre pourra suivre son travail puis reproduire les tâches à l’identique.

Clé 4 : Mettre à disposition une boîte à outils

Cette boîte à outils rassemblera l’ensemble des connaissances et des savoir-faire. Vous aurez donc un petit travail au préalable pour déterminer toutes les ressources que vous jugez utiles pour la conduite du projet.

Pour que cette boîte à outils soit utile et efficace : expliquer au prestataire où et comment il peut accéder aux ressources (version papier ou électronique, liens, mot de passe).

Clé 5 : Laisser le choix

Vous pouvez laisser au prestataire la liberté de choisir comment effectuer la mission.

Dans ce cas, vous devez mettre en place deux critères :

1. La possibilité de mesurer le résultat précisément, à travers, par exemple, un tableau de suivi partagé que le prestataire remplira au fur et à mesure des tâches qu’il a accomplies.
2. Donner les critères de mesure au prestataire afin d’établir avec lui une transparence et pour que vous partagiez une vision commune de la réussite du projet.

Personnellement, j’utilise le service Google Drive afin de rester en contact avec mes prestataires et pour contrôler l’avancée de leur travaux.

Exemple : Un script de délégation prêt à l’emploi

Voici un exemple d’un script de délégation que vous pouvez reprendre en l’adaptant à vos besoins. Imaginons que vous souhaitiez réaliser un site Internet pour une association qui aide les producteurs locaux de fruits et légumes à vendre leurs produits aux habitants de votre ville.

Script de délégation :

« J’ai besoin que vous occupiez de toute la conception du site Internet, depuis le dépôt du nom de domaine jusqu’à la version finale du site qui sera visible sur Internet. Nous définirons ensemble le contenu et la structure de l’information.

Ce site Internet nous est nécessaire, car cela nous permettra de mieux nous faire connaître et de mettre en relation les consommateurs et les producteurs.

Je recherche une personne qui a de l’expérience dans les sites Internet associatifs et dans l’utilisation des dernières technologies Web afin que notre site soit à la fois attractif et simple d’utilisation.

Au début du projet, vous m’indiquerez de quelles ressources vous avez besoin. Nous finaliserons cette liste ensemble et je vous les mettrai à disposition.
De mon côté, j’ai besoin de connaître quelles sont vos disponibilités pour effectuer cette mission, dans quel délai vous pouvez la réaliser, ce que vous pouvez exactement réaliser dans le cadre de notre budget.

Vous devez effectuer cette mission avec un niveau d’autonomie élevé. Cependant, je reste disponible tout au long du projet : nous pouvons organiser une réunion hebdomadaire physique ou téléphonique, et communiquer par email pour toutes les questions urgentes qui ne pourraient pas attendre la prochaine réunion. »

A vous de jouer !

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N’hésitez pas à nous faire part de vos expériences de délégation. Pour bien déléguer, quels sont, pour vous, les erreurs à éviter et les points à absolument mettre en place ?

Photo : © Reicher – Fotolia.com