Mesurer l’avancement de ses projets est déterminent en ce qui concerne leurs réussites. De nombreuses entreprises utilisent au quotidien des méthodes de management pour planifier et mesurer l’avancement de leurs projets. Si vous travaillez dans une grande entreprise ou dans une société d’ingénierie, les tableaux de bord, les indicateurs de suivi et autres « KPI » n’ont certainement plus de secret pour vous.

Dans ce domaine, les entreprises rivalisent d’ingéniosité pour améliorer leur productivité et leur efficacité. Elles s’appuient sur une batterie d’indicateurs pour connaître précisément où en sont les projets en cours, si les délais sont respectés, quel est le niveau de consommation du budget et si la qualité est conforme aux attendus du client.

Si l’utilisation d’indicateurs aide les entreprises à être plus performantes, à rationaliser leurs tâches et à atteindre plus rapidement leurs objectifs, peut-elle aussi vous aider à être plus efficace dans vos activités personnelles ? Peut-on appliquer des indicateurs d’avancement dans sa vie personnelle et familiale ?

La question peut vous paraître saugrenue, vous surprendre, mais j’ai décidé aujourd’hui de vous montrer comment vous pouvez tirer profit de la mise en place d’indicateurs de suivi dans votre vie de tous les jours, que ce soit pour rénover une maison, organiser un événement, apprendre un instrument de musique, etc.

Parce que le temps, l’argent et la satisfaction sont précieux, mesurer l’avancement ses progrès et éventuellement modifier quelques actions si le résultat ne va pas dans le sens désiré va vite devenir quelque chose d’indispensable à vos yeux.

1) Évaluez votre « reste à faire »

Lorsque vous vous lancez dans un projet, vous avez généralement une idée du temps nécessaire pour le réaliser. Vous souhaitez par exemple rénover une maison et vous estimez qu’il vous faut 6 mois pour le faire. Vous commencez les travaux et au bout de quelques mois, vous vous rendez compte qu’il va vous en falloir beaucoup plus. Ce constat peut être une source importante de découragement et de remise en cause de vos propres capacités. Sachez, néanmoins, que la vie de tous projets est ponctuée de hauts et de bas.

En analysant les choses de manière plus rationnelle, vous allez pouvoir mieux anticiper les difficultés et faire face aux aléas plus sereinement, sans vous mettre la pression.

Au lieu de considérer un délai global pour réaliser son projet, il est préférable de le décomposer en trois indicateurs :

• Les tâches effectuées
• Les tâches en cours
• Les tâches restantes à faire

Vous faites un tableau en trois colonnes, et sous chaque tâche, vous associez le nombre de jours ou de semaines nécessaires à leur réalisation. Au fur et à mesure de leur accomplissement, vous les déplacez d’une colonne à l’autre. Vous voyez ainsi concrètement leur avancement, vous évaluez vos progrès et ça vous encourage. Et vous identifiez rapidement les tâches qui posent problème et qu’il faut peut-être redéfinir ou modifier.

Vous pouvez aussi utiliser des post-its pour déplacer vos tâches d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de leur avancement.

2) Fixez des jalons critiques

Certaines tâches doivent absolument être réalisées avant d’autres, sous peine d’être bloqué dans son projet. C’est ce que l’on appelle des jalons. Ce sont des événements clés dans l’avancement de son projet. Il est donc très important de les identifier le plus tôt possible et de fixer une date pour laquelle ces tâches devront être faites.

Par exemple, vous avez décidé d’organiser une fête d’anniversaire. Vous avez réservé la salle, choisi le menu. Mais à un  moment donné, vous ne pourrez plus avancer sur votre projet si vous ne connaissez pas le nombre exact de personnes. Il va donc falloir appeler vos invités, les relancer, leur fixer une date limite de réponse. Une fois que vous aurez ce nombre exact, alors vous pourrez continuer à organiser votre plan de table, commander le nombre de repas au traiteur, etc.

3) Arbitrez votre budget

Vous avez prévu un budget global pour votre projet. Il est indispensable de suivre précisément les dépenses occasionnées par chaque action si vous voulez éviter de dépasser vos limites financières.

Mettez-vous des alertes lorsque le budget atteint par exemple 50 % de dépenses. A ce stade, interrogez-vous sur les dépenses à venir. Arbitrez entre celles qui sont de grande ou de faible importance. Ne considérez pas chaque dépense comme absolument indispensable : certaines peuvent en effet être moins importantes, remises à plus tard ou remplacées par un autre moyen qui coûte moins cher.

4) Évaluez votre satisfaction

Vos projets avancent comme vous le souhaitez, vous respectez le budget imparti, mais êtes-vous satisfait du résultat en tant que tel ? Et vous, prenez-vous plaisir à effectuer toutes ces tâches ?

Ces aspects sont nécessairement plus subjectifs, mais vous pouvez créer quelques indicateurs pour mesurer votre état d’esprit au fil du projet : comment avez-vous passé cette semaine ? Vous pouvez par exemple mettre des petits smileys en face de vos tâches.

Au fil du temps, vous verrez ainsi ce qui vous a le plus plu, ce que vous avez aimé faire, les résultats qui vous ont procuré le plus de plaisir. Cette satisfaction est importante, car elle vous permettra de rester motivé pour la suite de votre projet et réaliser vos rêves de vie.