Vous vous sentez débordé parce que vous ne respectez pas votre planning de travail ? Vous avez l’impression de devoir bâcler votre travail ou de courir sans cesse ?

Que vous soyez employé, cadre, mère de famille, étudiant, chef d’entreprise, sachez que nous sommes égaux sur un point : nous avons tous 24 heures dans la journée. Pour penser à tout, la plupart des gens dressent des listes de tâches bien souvent interminables. Mais ils ne parviennent pas à tout faire. Conséquence : ils se découragent et partent dans tous les sens en raison d’un planning de travail incohérent.

Au travail, comme dans la vie personnelle (organisation de la vie quotidienne, d’un grand événement, d’un déménagement, d’un voyage), la solution pour planifier ses projets ne consiste pas à rogner sur votre temps de repos, votre sommeil ou vos loisirs, mais au contraire à mettre en place un système d’organisation pour être efficace sur un laps de temps donné. Autrement dit, vous devez respecter un planning de travail conçu de façon cohérente.

Dans cet article, je vous propose 10 astuces pour créer et respecter un calendrier de travail efficient, pour respecter enfin ce que vous avez prévu dans votre agenda. Le but de cet article est d’indiquer à quoi ressemblera un exemple de planning de travail facile à respecter.

Vous gagnerez ainsi en sérénité et en créativité. Soyez-en sûr.

Astuce n°1 : Réduisez les distractions et interruptions intempestives

Combien de temps passez-vous à regarder les différentes notifications, messages Facebook, Twitter sur votre Smartphone ?

Faites le calcul et vous verrez que le résultat est assez impressionnant. Et si on ajoutait le temps passé devant la télévision ! Encore plus saisissant. Vous avez donc là un réservoir énorme de temps que vous pouvez utiliser à bon escient.

Astuce n°2 : Fixez-vous des objectifs à la semaine

Listez un, deux ou trois objectifs hebdomadaires maximum et quelques tâches qui y sont associées. Vous définissez ainsi vos priorités pour les jours à venir et vous restez focalisé sur leur réalisation. Notez-les par exemple sur un tableau blanc. C’est visuel, d’un coup d’œil vous voyez ce que vous avez à faire, ce que vous avez réalisé et ce qu’il vous reste à accomplir.

Astuce n°3 : Distinguez urgence et priorités

Tout n’est pas urgent ! Même si souvent la vie moderne nous pousse à aller dans le sens d’un rythme effréné. Certains objectifs ou tâches sont certes prioritaires, mais peuvent être différés dans le temps de quelques jours ou quelques semaines.

En réalité, ce qui est urgent n’est pas toujours prioritaire. Prenons un exemple : si vous constatez que vous avez perdu les clés devant votre porte, vous devez appeler en urgence un serrurier pour rentrer chez vous. Mais si vous étiez conscient des priorités, vous agiriez autrement : le jour même où vous avez emménagé, vous auriez laissé le double de vos clés chez une tierce personne. Ce n’était pas nécessairement urgent, mais il fallait le faire en priorité pour éviter de faire casser votre porte et payer plus cher…

Appliquez ce principe à votre planning de travail. Certaines tâches peuvent être effectuées plus tard, mais elles détermineront votre efficacité et vos résultats. D’un point de vue professionnel, elles sont prioritaires. Planifiez-les en premier dans votre exemple de planning de travail. En revanche, certaines activités se font dans l’urgence, mais elles n’ont pas un impact direct sur les résultats. D’un point de vue pratique, elles ne sont donc pas prioritaires. En vérité, vous pouvez les reporter même si elles paraissent incontournables.

Astuce n°4 : Soyez conscient de vos limites

Fixez-vous des délais réalistes en fonction de ce que vous pouvez faire. Rien de plus décourageant que de devoir s’aligner sur ceux des autres, de savoir d’avance que vous serez en retard et que vous allez devoir vous dépêcher pour parvenir à réaliser ce qui est attendu.

En étant réaliste, vous restez motivé et vous avancez à votre rythme. Les résultats que vous produisez vous incitent alors à continuer.

Vous devez donc apprendre à établir les délais de votre planning de travail sur une semaine. Ces délais seront précisément indiqués sur votre calendrier de travail.  Lorsque des tâches inattendues vous sont confiées, planifiez-les sur d’autres créneaux et efforcez-vous de respecter les délais précédents. Ainsi, vous éviterez de vous disperser et serez plus efficace.

Astuce n°5 : Faites des pauses

Ce n’est pas une perte de temps, bien au contraire. Elles sont nécessaires pour vous ressourcer et être plus efficace par la suite.

Des séances de travail de 45 minutes environ entrecoupées de pause de 10 minutes sont idéales.

Par conséquent, vous devez inscrire les périodes de pause sur votre planning de travail. Réglez aussi une alarme que vous tenez à portée de main. Et dès que la période de pause arrive, prenez celle-ci sans autre forme de procès. Les moments de pause doivent aussi être précisés sur votre calendrier de travail.

Astuce n°6 : Déléguez

Ne croyez pas que vous pouvez tout faire tout seul. Apprenez à déléguer, à faire confiance aux autres et à accepter que ce qui est accompli par d’autres ne soit pas 100 % similaire à ce que vous auriez fait vous-même. Un exemple de planning de travail efficient vous donne l’occasion de travailler tout en collaborant efficacement avec vos subordonnés et collègues.

Astuce n°7 : Évitez de procrastiner

La procrastination est un fléau qui touche tout le monde. On estime même que 80% à 90% des étudiants en seraient victime !

Certaines tâches sont peu plaisantes à réaliser, pourtant elles sont essentielles. Commencez toujours par celles qui sont les plus importantes. Vous en serez débarrassé et vous pourrez passer à quelque chose de plus intéressant plus rapidement.

La procrastination est l’ennemi principal d’un planning de travail cohérent. Pour combattre cette tendance, peut-être devriez-vous écrire précisément « Non à la procrastination » sur votre calendrier de travail.

Astuce n°8 : Regroupez les tâches de même type pour éviter de vous disperser

Une autre astuce consiste à concentrer les tâches administratives (tri du courrier physique et électronique par exemple) ou les coups de téléphone sur une période que vous aurez définie : une ou deux fois par jour pour les e-mails, une fois par semaine pour votre courrier personnel, etc.

Astuce n°9 : Utilisez votre planning de travail pour simplifier et automatiser

Analysez les tâches sur lesquelles vous passez beaucoup de temps et réfléchissez comment il serait possible de les simplifier ou de les automatiser pour gagner du temps. On se complique parfois la vie alors que l’on pourrait faire plus simple ou qu’il existe un outil informatique qui permet de faire le travail plus rapidement, surtout si la tâche est répétitive. Un planning de travail informatique augmenterait votre efficacité de 30 à 40%. Ne vous privez donc pas de cet atout phare pour réussir.

Astuce n°10 : Rangez votre bureau et vos documents

Prévoyez 10-15 minutes par semaine pour ranger vos dossiers tant physiques que numériques. Cela vous permet aussi de faire le tri au fur et à mesure et vous évite stress et énervement lorsque vous cherchez un papier ou un fichier.

Parmi ces 10 astuces, piochez-en une, deux, trois ou plus, ou toutes, et mettez-les en place dès aujourd’hui. En mettant en place un planning de travail dès maintenant, vous gagnerez un temps fou dans les prochaines 24 heures.

A vous de jouer !

Et vous, quelles sont vos astuces et méthodes pour mettre en place un bon planning de travail et ne pas vous sentir en permanence débordé ? A quoi devrait ressembler un bon exemple de planning de travail, selon vous ? Nous attendons vos contributions dans l’espace qui vous est dédié au bas de cet article.

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