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Toute personne effectuant son développement personnel a forcément des projets et des rêves de vie. Des envies parfois, tout simplement ! L’envie d’être plus riche, d’être plus heureux ou encore d’être plus libre… Chaque envie correspond à un projet, chaque projet correspond à un ensemble d’objectifs et chaque objectif correspond à… des tâches ! Et pour mieux effectuer tout cela, dresser des listes de tâches peut beaucoup aider. En effet, elles sont très utiles pour mieux s’organiser et pour atteindre ses objectifs plus facilement. Connaissez-vous les to-do lists ? Les avez-vous mises en place concrètement ? Arrivez-vous à les utiliser au quotidien ou vous sentez-vous dépassé ?
Que vous ayez expérimenté ou non le concept de ces petites listes, je suis certain que cet article vous sera utile. Je partage avec vous ma vision des to-do lists, comment je les utilise au quotidien et les enseignements que j’ai pu tirer de ce mode de fonctionnement après plusieurs années d’utilisation.
Sommaire
Les listes de tâches ou la concrétisation d’objectifs
La liste de tâches est indispensable lorsqu’elle est utilisée à bon escient. Mais avant tout, il faut comprendre qu’une tâche correspond à la division d’un objectif. Vous connaissez sûrement l’adage « diviser pour mieux conquérir ». Cette vision est à la base de n’importe quel raisonnement.
Vous avez un projet, mais il est trop abstrait ou trop compliqué ? Divisez-le en objectifs. Ces objectifs sont encore trop abstraits ? Divisez-les en sous-objectifs et… ainsi de suite ! À la fin de ces divisions, vous arriverez à la notion de tâche. Ce qui nous amène aux listes de tâches, justement.
Une tâche est une unité de travail. Quelque chose de mesurable, d’atteignable rapidement et de limité dans le temps. Lorsque l’on parle de passage à l’action : il ne faut s’intéresser qu’aux tâches. Si vous ne pensez qu’à vos objectifs et vos projets alors vous risquez fort de baisser les bras et d’abandonner sans aller jusqu’au bout.
La tâche est une petite partie d’un objectif, une unité de travail sur laquelle vous pouvez vous focaliser. Ne pas faire de liste de tâches, c’est se mettre des bâtons dans les roues tout seul !
Mais en quoi les listes de tâches sont-elles si primordiales, me diriez-vous. Eh bien, je vais vous l’expliquer.
La to-do list : son importance
Ce n’est pas tout le monde qui pense à créer une liste de tâches. Certains diraient même que l’on n’en a pas besoin. Mais elle peut vous être utile pour bien des raisons.
Pour mieux gérer ses priorités
Lorsqu’on se limite à penser à ce qu’il nous reste à faire, nous avons tendance à oublier certaines choses. Il nous arrive aussi de ne pas réaliser les tâches à faire en premier et de prioriser les mauvaises choses. En ne dressant pas de listes de tâches, nous avons une mauvaise gestion des priorités.
En revanche, si nous décidons d’en créer une, nous parvenons mieux à savoir quelles cases cocher en premier et quelles tâches peuvent attendre.
Réaliser ses objectifs grâce à la liste
En dressant une to-do list, vous avez une meilleure vue sur vos objectifs sur le long ou le moyen terme. Une vue d’ensemble qui vous facilite la planification de chacune des tâches à faire. Vous pouvez préparer à l’avance les moyens financiers, humains ou matériels dont vous devez disposer. Vous atteignez une meilleure gestion de temps et pouvez facilement passer à l’action.
Listes de tâches pour se libérer du stress
Un autre avantage que vous vous procurez lorsque vous créez une liste des choses à faire, c’est que vous n’avez pas besoin d’y penser 24 heures sur 24. Je recommande en particulier cette pratique à ceux qui sont sujets à l’anxiété ou qui procrastinent souvent. Écrire vos objectifs vous aide de manière efficace à ne pas stresser sur ce qu’il vous reste à accomplir.
Vous n’avez plus besoin de vous mettre la pression à vous souvenir de tout lorsque vous avez entre vos mains des listes de tâches. Cela vous évite aussi les problèmes dus aux trous de mémoire. Tout est sur la liste, vous avez seulement besoin de la consulter régulièrement.
Par ailleurs, les to-do lists sont parmi vos meilleures alliées pour vaincre la procrastination une fois pour toutes !
La to-do list : quelques conseils pour la réussir
Les tâches et les listes, c’est bien joli, mais si vous les utilisez mal, vous courrez tout simplement droit à la catastrophe. Oui, car une liste de tâches trop remplie est la garantie de se sentir submergé par le travail. Alors qu’au contraire, les listes de tâches sont censées contribuer à alléger votre peine et à améliorer votre productivité. Elles sont là pour vous aider à gérer votre temps et à travailler de manière plus efficace. Elles peuvent vous aider dans la vie quotidienne comme au travail. Mais pour qu’elles soient efficientes, il existe une condition ultime : savoir s’en servir.
En effet, il ne s’agit pas uniquement de griffonner sur une pièce de papier volant.
Ainsi, pour vous apprendre ou vous aider à mieux utiliser le concept de la liste des tâches, je vous ai listé quelques conditions ci-après.
Filtrez les éléments de vos listes de tâches
Tout d’abord, sachez que vous avez le choix concernant les outils sur lesquels gérer vos tâches. Vous pouvez convenir d’un simple carnet ou d’un programme informatique. Vous pouvez par exemple jeter un œil à ces 9 meilleurs outils de gestion. Ou pour faire plus simple, vous pouvez utiliser le bloc-note de votre ordinateur ou de votre téléphone portable.
À présent, voici mon premier conseil pour vous aider dans la réalisation de vos objectifs. Notez en vrac vos idées concernant un objectif. Mais veillez bien à les filtrer avant de les ajouter dans vos listes de tâches. Dans ce but, posez-vous ces 3 questions :
- Cette tâche est-elle réalisable dans mon contexte actuel ?
- Est-ce qu’elle me rapproche réellement de l’objectif à atteindre ?
- Peut-elle être réalisée en une fois ou doit-elle être divisée ?
Limitez le nombre de tâches sur les listes
Savoir arranger ses listes est important pour ne pas trop en faire. Mais dans ce même contexte, le nombre de tâches à accomplir ne doit pas non plus être excessif. Ne mettez donc pas plus de 10 tâches sur une même liste. Et encore, 10 tâches, c’est beaucoup ! Imaginez si vous avez 10 listes de tâches (c’est trop aussi !), vous arriverez à 100 tâches à la fin. Nous sommes certainement d’accord pour dire que c’est complètement ingérable !
Ainsi, tâchez de vous imposer une limite de 10 tâches par liste et une moyenne de 5 tâches par liste. Vous n’arrivez pas à descendre aussi bas ? C’est peut-être parce que vous ne passez pas à l’action. Alors, avant d’ajouter plus d’éléments à vos listes, commencez d’abord par en exécuter certains. Au fur et à mesure que vous le faites, vous pourrez en ajouter d’autres. C’est de cette manière que vous réussirez à mieux gérer vos listes de tâches.
Savoir prioriser pour gérer ses listes
Vous devez en effet être capable de savoir quelle tâche est prioritaire par rapport à une autre. Si vous avez 6 tâches dans une liste, vous devez savoir exactement leur ordre d’exécution. Ceci, en fonction de leur urgence et du temps que chacune d’elles vous prendra.
En somme, vous avez besoin de savoir vous organiser. Écrire ses tâches et les classer par ordre d’importance sont deux des meilleures habitudes à adopter pour atteindre vos objectifs. Mais rappelez-vous aussi que rien ne presse. Si vous en faites trop, vous risquez d’étouffer votre motivation.
Faites plusieurs listes de tâches, mais pas trop
Tout comme la limite du nombre maximal de tâches par liste, imposez une limite au nombre de listes que vous dressez. Si trop de sujets vous préoccupent, alors, essayez aussi de savoir lesquels sont prioritaires. Vous pouvez faire le reste plus tard. Non, il n’est pas question ici de procrastiner, mais de mieux s’organiser pour ne pas avoir les bras chargés.
Mais pourquoi créer plusieurs listes ?
Pourquoi avoir plusieurs to-do lists ? Eh bien, c’est très simple. Pour tout projet important il y a plusieurs préoccupations. Chacune d’elle a besoin d’une liste, d’où l’obtention de plusieurs listes de tâches. Si je prends l’exemple de Penser et Agir, voici mes préoccupations :
- Administrative : lorsque vous créez un site Internet ou une société, vous allez devoir remplir plein de papiers… Une liste de tâches pour cet aspect est rapidement nécessaire !
- Technique : Internet, les sites web, l’informatique… bref la technique ! Il y a pas mal de notions à comprendre. Hop, une nouvelle liste de tâche.
- Référencement web : écrire c’est bien, mais être lu, c’est mieux ! Les techniques de référencement sont un domaine de connaissances à part entière. En voilà une autre qui rejoindra mes listes de tâches !
- Conception de produits : si l’on veut vivre un jour de son site Internet (et c’est mon cas), il faut apprendre à concevoir de bons produits (e-book, formation, coaching, etc.). Encore une fois il y a beaucoup à apprendre !
Comme vous pouvez le constater, ces listes peuvent être utilisées dans n’importe quel domaine. C’est simplement à vous de savoir en faire usage pour qu’elles n’aient pas l’effet inverse. C’est-à-dire, vous rendre la vie difficile au lieu de vous aider à être plus organisé !
Il y a beaucoup de choses à dire sur les listes de tâches et surtout comment les gérer proprement et efficacement dans le cadre d’un système d’organisation personnelle. Mais ça ferait beaucoup trop pour un seul article !
Et vous, quel est votre avis sur ce sujet ? Quelles sont vos astuces ? Quelles leçons/conseils tirez-vous de vos expériences ?
Bonjour Mathieu,
Personnellement je vais fais des listes à long terme, moyen terme et au jour le jour.
Tant que je n’ai pas terminé ce que je me suis fixé, je ne décolle pas de mon siège. Ça m’oblige à être plus performante dans mes actions.
Je ne vois pas comment on peut faire pour s’y retrouver si l’on a pas de listes de tâches…
Belle et douce jouréne.
Danièle
Bonjour Danièle,
Merci pour ton commentaire.
Pour ma part je ne stocke que les tâches à court terme dans des listes de taches.
Pour les objectifs à moyen et à long terme j’utilise d’autres outils comme les calendriers ou les cartes mentales.
Ça fonctionne plutôt bien !
Mais comme tout système d’organisation il doit être adapté à l’utilisateur 🙂
Au plaisir,
Mathieu.
Salut l’ami,
Tu as bien fait d’aborder le nombre de tâches à avoir sur une liste, c’est l’erreur de beaucoup dont moi jadis, et j m’en suis rendu compte vite, car la mémoire visualise qu’un certains nombre d’infos, car même si on n’est pas devant son bout de papier, le cerveau mémorise le nombre de tâches et celles qui nous restent sans avoir besoin de toujours regarder la liste ou se la rappeler !
Allé a+
Jordane
Salut Jordane,
Comment ça se passe de ton côté le bloguing ? Ça avance 🙂 ?
Il y a quelques années je mettais retrouvé avec des listes de tâches interminables.
Certaines contenais plus de 30 tâches !
En fait je n’avais pas compris la différence entre les notes et les tâches tout simplement…
Utiliser les listes de tâches, c’est génial, mais il faut le faire intelligemment.
Merci pour ton commentaire Jordane,
Mathieu.
En ce qui me concerne, j’adore les listes, j’en fais pour tout et ça marche très bien.
Par contre, je fais une liste par objectif. Pourquoi dis-tu que c’est une erreur ?
En parlant de liste, j’en profite pour vous en proposer une sur mon blog pour pouvoir faire ses valises sans stress !
Bonjour Edwidge,
Merci pour ton commentaire.
Je pense que les listes de tâches doivent être contextualisées à un certain type de préoccupation.
Par exemple : Administratif, Personnel, Technique, etc.
Ensuite un objectif pourrait être, par exemple, « Créer un site Internet » (un objectif à moyen terme donc).
Une tâche de cet objectif pourrait être « Apprendre à mettre des fichiers en ligne » (une unité de travail courte et mesurable »).
Mes listes de tâches sont très petites et ne contiennent que les tâches à faire rapidement (dans la journée / semaine, pas plus).
Voilà pourquoi je fais la distinction entre une liste de tâches et un objectif.
Cette distinction fait partie de mon système d’organisation personnelle dont je parle depuis quelques semaines sur Penser et Agir. D’autres outils et processus gravitent autour de ces notions pour que l’ensemble du système soit cohérent.
J’espère que ma réponse te convient 🙂
Au plaisir d’interagir avec toi lors de tes futurs commentaires,
Mathieu.
Bonjour Matthieu,
Je fais des listes uniquement avec les tâches que je suis sûr d’accomplir dans la journée. Je préfère en mettre moins mais d’être certain de pouvoir BARRER une tâche de plus. C’est d’ailleurs excellent pour la confiance en soi…
Et les jours où je fais une liste (ce n’est pas tous les jours), je suis toujours très productif.
Bonjour Philippe et bienvenue sur Penser et Agir,
Je suis à peu prêt la même philosophie que toi.
A la différence que je planifie mes tâches pour les jours qui viennent (maximum 1 semaine) et pas seulement pour 1 journée. En moyenne c’est de l’ordre de 2-3 jours.
Je gère la suite de mon projet complètement différemment.
La liste de tâches est un outil essentiel mais insuffisant. Par conséquent il doit être utilisé avec parcimonie comme tu le dis d’ailleurs.
Au plaisir d’interagir avec toi lors de tes futurs commentaires,
Mathieu.
Bonjour. La liste des tâches est vraiment importante. Il faut savoir noter ce qui est à faire mais pas au jour le jour mais bien sur la semaine, la visibilité n’en sera que meilleure. Il faut, dans un calepin faire 3 colonnes et noter dans la première ce qui doit être fait. Pour ce qui est de la 2ème colonne, il faut y inscrire les choses qui ne peuvent pas être faite n’importe quand (rdv chez le médecin par ex) et dans la 3ème colonne, ce qui doit être fait dans la journée mais sans horaire fixe.
Le matin, avant de vous lever, pendant les dix minutes avant, voir mentalement ce que vous devez effectuer dans votre journée. N’oubliez pas que vous devez donner la priorité aux priorités et arrêter de donner la part belle aux urgences qui n’en sont pas et vous font passer à côté des choses essentielles.
Le fait d’écrire aussi ses tâches vous les fera voir sous un autre angle. Astreignez-vous à une discipline qui portera ses fruits sur le moyen et long terme.
Enfin refusez la procrastination qui consiste à remettre au lendemain ce que l’on peut faire le jour-même. Le fait de toujours remettre au lendemain les choses essentielles nous fait faire du souci inutilement. Rappelez-vous lorsque vous étiez enfant, lors des vacances scolaires, certains ont sûrement attendu le dernier moment pour faire ses devoirs alors qu’il aurait été plus simple de les faire en début de vacances pour en être débarrassé plus rapidement et ne pas avoir ça en tête. Alors si vous voulez vivre en pleine conscience, apprenez à vous discipliner pour en retirer le meilleur. Nathalie.
http://gerersalife.fr/comment-donner-priorite-aux-priorites/
Bonjour,
Merci pour ton partage et tes idées
A très vite sur Penser et Agir
Mathieu
Bonjour Mathieu Et Merci pour ton article
Tu as mis dans Un de tes commentaires que la liste de taches est essentiel Mais insuffisante
En quoi les listes de taches sont Elles insuffisante?
Je te remercie davance pour ta Reponse
Bonjour,
Merci pour ton commentaire
Ravi que cet article te plaise
La liste des tâches est essentielle mais doit être utilisée intelligemment
A très vite sur Penser et Agir
Mathieu
Peut on dire que l’utilisation de maniere intelligente des listes de taches C’est par exemple appliquer a ces dernieres la matrice eisenhower?
Je te remercie davance pour ta Reponse
Oui bien sûr, pourquoi pas, cela peut être un guide pour prioriser les tâches par exemple
Tu as explique dans ton article que Si on ne fait pas de listes de taches on se met des batons dans les roues
Et que lobjectif ne Sera pas atteint
Pourquoi le fait de ne pas planifier les taches ( que lon decline quotidiennement dans une liste) a suivre conduit a
Ce que lobjectif ne soit pas atteint Et donc pas de resultats autrement dit quelles sont les consequences sur mon projet Si je ne planifie pas les actions au prealable
Je te remercie davance pour ta Reponse
En effet, si tu ne réalises pas les tâches qui conduisent à l’aboutissement de ton projet, il me paraît évident que tu n’atteindras pas ton objectif.
Certe Mathieu sans accomplissement de tâches on ne peux pas réussir
Mais ce que je souhaite savoir
Pourquoi
Selon toi est ce meilleure (voir
Indispensable comme tu le précises si bien dans ton article ) de faire des listes de tâches pour atteindre des objectifs fixes ,cest à dire , planifier d’avance les actions à entreprendrer ,au lieu d’agir de manière spontanée sans planification ?
Merci d’avance Mathieu
Parce que sans vision à long ou moyen terme, tu ne sais pas où tu vas et donc tu te perds.
C’est comme prendre ta voiture sans avoir planifier de trajet pour atteindre ta destination…