De plus en plus plébiscité par les grandes entreprises, les PME, ainsi que les startups, le management de projet s’impose aujourd’hui comme un mode d’organisation optimal pour atteindre vos objectifs et optimiser l’efficacité de votre équipe. En effet, désormais conscient que l’absence d’un processus de management efficace peut représenter un coût énorme pour leur structure, les sociétés sont nombreuses à se pencher très sérieusement sur cette thématique. D’ailleurs, il est prouvé que sans une solide technique de gestion de projet, il est difficile de maîtriser le portefeuille et de bien cerner les projets stratégiques. En ce sens, cet outil présente un intérêt certain puisqu’il permet de planifier les tâches, de mobiliser les ressources et d’anticiper les imprévus.

Le management de projet en quelques notions clés

Pour rappel, un projet est un travail unique, ponctuel et temporaire qui consiste en :

1. Un ensemble spécifique d’opérations
2. Coordonnées par différents acteurs
3. Dans un contexte précis
4. Avec des exigences spécifiques, des contraintes de délais, de coût et de moyens définis.

Généralement, un projet est considéré comme réussi dès lors qu’il atteint les objectifs. Et ce, dans le respect total du délai et du budget fixés. Le temps, le coût et la qualité sont ainsi les éléments constitutifs. Dans un contexte professionnel, il s’agit de la réalisation d’un nouveau produit et/ou d’une nouvelle prestation.

Le management de projet, pour sa part, regroupe toutes les méthodologies d’organisation, spécifiques aux différentes étapes du projet. Autrement dit, de sa conception à son lancement jusqu’à son achèvement et sa réussite. Par ailleurs, il existe un ensemble d’éléments à réunir pour mettre en place un management efficace. À savoir :

• La définition du projet ;
• L’évaluation des opportunités ;
• L’établissement des objectifs à atteindre ;
• La conception du projet ;
• L’établissement des exigences inhérentes ;
• L’estimation des ressources et des délais ;
• La planification ;
• L’analyse de la rentabilisation pour justifier l’investissement et assurer un management de projet efficace ;
• Le suivi et contrôle de la progression ;
• La gestion des risques ;
• La communication ;
• La clôture du projet.

Dans cette optique, on peut alors dire que ce processus combine la gestion de projet qui a une forte orientation opérationnelle et la fonction de direction.

Gérer et diriger un projet : quelle différence ?

La gestion et la direction de projet jouent toutes les deux un rôle fondamental dans la réussite de celui-ci. Bien que ces deux termes peuvent se ressembler au premier abord, il existe des différences essentielles entre les deux dans le cadre du management de projet. Celles-ci peuvent influer sur le profil à rechercher ainsi que les tâches à accomplir.

La gestion de projet comprend notamment un florilège d’outils, de processus, de techniques, de compétences, de connaissances et de méthodes. Chacun d’entre eux participe à l’atteinte des objectifs en permettant au chef de projet ainsi qu’à son équipe de conduire un projet efficacement. Et ce, en termes de performances techniques, de contrôles de qualité, des coûts et de la maîtrise des délais. Mais elle permet aussi de coordonner et d’harmoniser les diverses tâches à exécuter. En quelque sorte, le management de projet est là pour assurer que le livrable final puisse satisfaire tous les besoins et les objectifs pour lesquels le projet a été entrepris.

La gestion de projet est donc une méthodologie.

La direction de projet

La direction de projet, quant à elle, est en charge de la définition des objectifs, des aspects financiers, de la méthode de travail collectif, des actions politiques à mener et des moyens adaptés pour une mise en œuvre optimale. En somme, la direction du projet a des objectifs à la fois stratégiques, politiques, organisationnels, et humains. Plus important encore, lorsqu’il s’agit de management de projet, le concept de direction vise à diriger les acteurs afin que ces derniers avancent sur la bonne voie.

Le responsable ici a donc pour principal rôle de s’assurer de la réalisation du projet et de fédérer son équipe s’il le faut pour ce faire. Il engage, écoute, motive, prend soin des besoins de chacun et de l’ensemble du groupe. Tout cela pour maintenir un environnement de travail propice à l’épanouissement, gage de réussite de tout projet qui inclut plus d’une personne. La convivialité et la satisfaction de l’équipe équivalent effectivement à une productivité meilleure.

Management de projet et direction de projet sont donc indissociables. Le « project manager » mesure la valeur tandis que le « project leader » la crée. En termes simples, lorsqu’il s’agit de comprendre si le travail a été bien fait, le manager dispose des outils nécessaires pour faire le point sur l’avancement. Il collecte les données, les analyse et élabore des stratégies efficaces. Le leader, lui, entre vraiment en jeu. Il travaille aux côtés des acteurs et les accompagne à chaque étape du projet. Il donne le bon exemple à suivre pour obtenir le meilleur de tout le monde.

Pourquoi le management de projet est-il important ?

Ce n’est un secret pour personne ! Lancer un nouveau projet, quelle que soit son envergure, est toujours un challenge pour une entreprise. De fait, il est quasiment impossible d’identifier tous les paramètres qui pourront entraver la réussite de votre projet. La prise de risque est donc incontournable. Et comme vous le savez, dans ce jeu, soit vous gagnez, soit vous perdez. C’est justement pour juger l’importance et la pertinence de chaque risque que vous devez commencer par une première évaluation. Vous pourriez alors faire le bon choix.

D’où l’intérêt du management de projet d’ailleurs. De fait, en vous permettant d’avoir une vue d’ensemble de votre projet, cet outil permet de minimiser et d’anticiper les imprévus. Et ce, aussi bien durant les phases de planification opérationnelle que pendant son exécution. Ainsi, il vous permet d’optimiser toutes les chances de succès. Par ailleurs, un management efficace — accompagné d’une méthode de travail astucieuse — permet d’augmenter le taux de réussite de votre projet dans le sens où, il vous aide à mettre en place les actions adéquates et à influencer positivement la suite des événements.

Ainsi, le management de projet permet de prendre les bonnes décisions au moment opportun. Comme dans le cockpit d’un avion, il est donc le tableau de bord par excellence pour suivre les indicateurs, mesurer la performance et anticiper les dérives potentielles. Ceci, afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés. Sur le plan stratégique, il permet de vous concentrer sur les priorités et de ne pas vous éloigner de votre ligne de mire. L’établissement des objectifs, des bénéfices attendus et de la bonne manière de les atteindre vous invitera alors à revenir à l’essentiel du pourquoi de votre projet.

Les outils de management de projet incontournables

Il existe une foultitude d’outils de management qui permettent de délivrer des projets avec succès. Cependant, vous n’avez pas besoin de recourir à des logiciels payants pour ce faire. Vous pouvez très bien vous servir de certaines méthodes qui ont déjà porté leurs fruits.

Les outils les plus populaires

• Le brainstorming ou le remue-méninge. Il consiste à collecter autant d’idées nouvelles possibles sur un thème donné en réunissant tous les membres de l’équipe.
• Le fishbone diagrams (ou le diagramme de causes et effets). Il est surtout efficace dans le cadre de management de projet, en particulier lorsque vous voulez déterminer pourquoi vos projets passés n’ont pas abouti pour éviter de faire les mêmes erreurs. En d’autres termes, il vous aide à organiser toutes les causes qui produisent un tel résultat en forme d’arêtes de poisson (d’où le nom fishbone d’ailleurs).
• La méthode Pareto. Elle suit le principe des 80/20. C’est-à-dire que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Il suffit alors de déterminer les aspects les plus prometteurs de votre projet et de concentrer votre attention là-dessus.
• Le SWOT (pour Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Cette matrice de management de projet consiste à identifier les Menaces, Opportunités, Forces, et Faiblesses de votre plan dans son ensemble pour mieux anticiper.
• Le diagramme de Gantt. Il est excellent pour organiser et planifier les tâches à effectuer pour atteindre un objectif précis.
• La gestion des priorités. Cette approche consiste tout simplement à déterminer les tâches à faire en premier lieu (celle qui est importante et urgente) et repousser ou déléguer celles qui ne nécessitent pas votre intervention immédiate.
• Le Work Breakdown Structure (Organigramme des tâches du projet) qui consiste à décomposer les travaux nécessaires.
• Le rétroplanning. Cet outil de management de projet se présente sous forme de calendrier qui liste les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet.
• Les six chapeaux. Cette méthode se concentre principalement sur la résolution de problèmes en intégrant même les idées nouvelles, dérangeantes et inhabituelles.
• Le Mind mapping. Il consiste à créer une carte mentale qui aidera à déterminer le cheminement des événements.

Être un bon manager : un must pour un projet réussi

Cette partie est tout aussi importante. C’est justement pour cela que j’ai décidé d’en parler aussi dans cet article. Après tout, qu’est-ce que le management de projet sans un bon chef de projet ? La réponse est évidente : une catastrophe. En effet, la méthode et les outils ne suffisent pas à assurer la réussite d’un projet. D’ailleurs, comme les spécialistes n’ont de cesse de le répéter : « réussir un projet, c’est maîtriser l’art de la subtile symbiose entre le manager, les techniques et les enjeux économico-stratégiques ».

Alors, quelles sont les qualités requises pour être un bon manager ? Les voici :

• Savoir communiquer ;
• Le leadership ;
• Être assertif ;
• Savoir déléguer des tâches ;
• Avoir une écoute active ;
• Être proactif.

Un management de projet réussi inclut également une excellente capacité à prendre les bonnes décisions.

Par ailleurs, pour être un bon manager de projet, vous devez également apprendre à miser sur :

• Le travail d’équipe ;
• Une communication transparente ;
• Une orientation de résolution de problème ;
• Les outils nécessaires au bon déroulement du projet ;
• Le dialogue.

Voyons un peu en détail les plus importants de ces éléments.

Être un bon communicant

La communication joue un rôle fondamental dans une entreprise, et même dans votre quotidien en général, en dehors du cadre professionnel. Elle est également essentielle lorsqu’il s’agit de management de projet. Si elle n’est pas le seul facteur déterminant le succès de votre plan d’action, elle est sans doute l’un des plus importants. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’une bonne communication minimise les risques de malentendus et d’incompréhension.

Bien au contraire, celle-ci assure une bonne coordination entre tous les membres de l’équipe. C’est aussi la garantie que vous et votre interlocuteur êtes sur la même longueur d’onde, que le groupe avance dans la même direction et que chaque besoin soit satisfait. Je fais notamment référence à la pyramide de Maslow, qui peut aussi s’avérer utile dans le cadre du management de projet.

Alors, que faire pour aiguiser vos compétences en communication ? Voici quelques astuces :

• Apprenez à écouter, à être attentif aux détails, surtout au langage non verbal ;
• Collaborez toujours avec les autres membres de l’équipe, n’excluez personne ;
• Soyez clair et concis dans votre dialogue ;
• Restez poli et amical lorsque vous vous adressez à quelqu’un ;
• Utilisez un ton ferme, sans jamais paraître arrogant ou agressif.

Être un excellent leader

Plus haut, on a parlé de gestion de projet et de direction de projet. Les deux sont interdépendantes, car diriger est aussi important dans le management de projet. En réalité, les dirigeants jouent même un rôle majeur dans la réussite du projet en question. Et c’est justement pour cela que vous devez développer vos compétences en matière de leadership. Vous devriez être en mesure de fédérer votre équipe autour d’un même objectif. Ce faisant, chaque membre saura ce qu’il faut faire, dans quel ordre, mais surtout pourquoi l’effectuer. Ce qui peut maximiser vos résultats.

Un article sur comment développer son leadership est d’ailleurs disponible sur le site Penser et Agir. Je vous invite à suivre le lien si vous voulez en savoir davantage pour maximiser le management de projet.

Avez-vous d’autres astuces pour réussir un projet à coup sûr ? Quelle est la meilleure approche à adopter selon vous ? N’hésitez pas à laisser un commentaire pour partager votre expérience avec les autres lecteurs.

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