Avant de devenir le 34e président des États-Unis, Dwight Eisenhower était général dans l’armée et commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. Durant cette période de sa vie, il a dû faire face à de nombreuses décisions difficiles concernant la gestion du temps et des priorités sur lesquelles il devait se concentrer chaque jour. Cela l’a alors amené à inventer un principe qui lui permettait de « hiérarchiser » les tâches. Ainsi, la matrice d’Eisenhower constitue un outil de productivité qui aide à trier les activités que l’on doit exécuter et à les répartir de manière raisonnable dans le temps.

En outre, il s’occupait de tâches d’une égale importance. Pareillement, il s’est demandé s’il était primordial qu’il accomplisse le travail personnellement ou si quelqu’un d’autre pourrait l’exécuter tout aussi bien. Si tel était le cas, il ne considérait plus qu’il était « important ». La citation « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important » reflète parfaitement la pensée d’Eisenhower à ce sujet.

Matrice d’Eisenhower : quelle est la différence entre urgent et important ?

Pour tirer le meilleur parti de ce système de gestion de temps, il est essentiel de définir ses priorités en faisant la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important.

• Les tâches urgentes sont généralement sensibles au temps et requièrent une attention immédiate. Elles vous obligent à être réactif, vous rendant parfois anxieux et stressé.
• Inversement, les tâches importantes vous placent dans un mode proactif. Elles contribuent à la réalisation de vos objectifs à long terme et vous donnent l’occasion de faire de meilleurs choix.

La matrice d’Eisenhower a d’ailleurs comme principal objectif d’éviter les décisions stupides en faisant tout simplement la différence entre ces deux concepts. Plus vous consacrerez de temps à des activités importantes, mais non urgentes, plus vous serez productif. Le meilleur moyen pour distinguer les tâches urgentes des tâches importantes est de :

• Déterminer et noter ce qui est important (à savoir : définir ses priorités et se fixer des objectifs en considérant les valeurs fondamentales, donc ce qui est important)
• Pratiquer la connaissance de soi pour identifier les demandes pressantes ou les impulsions pour une tâche donnée. Ces tâches sont généralement urgentes.

Matrice d’Eisenhower : comment l’appliquer concrètement ?

Le travail d’Eisenhower pour une meilleure gestion du temps inclut trois éléments basiques :

• Définir ses priorités ;
• Se fixer des objectifs ;
• Et bien s’organiser.

Pour être pleinement efficace, il suffit de séparer vos actions en fonction de quatre possibilités :

1. Urgent et important (tâches que vous devez faire immédiatement) ;
2. Important, mais pas urgent (projet à planifier ultérieurement) ;
3. Urgent, mais pas important (activités que vous déléguerez à quelqu’un d’autre) ;
4. Ni urgent ni important (travail que vous allez éliminer).

Vous devez répartir toutes les choses que vous envisagez de faire avec la matrice d’Eisenhower. L’avantage de celle-ci est qu’elle s’utilise pour la gestion du temps et des priorités de manière générale (« Comment dois-je répartir mes tâches chaque semaine ? ») et de façon plus spécifique (« Que dois-je faire aujourd’hui ? »).

Urgent et important

Faites-le maintenant et faites-le vous-même.

Par exemple, si la maison est en feu, c’est très urgent et important. Les actions que vous prenez doivent être rapides et efficaces. Les tâches de cette catégorie devraient figurer tout en haut de votre liste des priorités pour la journée et vous devez les traiter aussitôt. Dans la matrice d’Eisenhower, ces activités figurent donc en première position.

Important, mais pas urgent

Vous devez définir une date précise pour exécuter ces activités et repoussez-les pour plus tard.

Celles-ci doivent être faites par vos soins. Généralement, les vacances ainsi que toute votre vie sociale, y compris vos relations et problèmes familiaux, entrent dans cette catégorie puisque la productivité dépend grandement de votre façon de vivre et de votre capacité à vous reposer. Toutefois, prendre une pause ne veut pas dire dormir ici. Au contraire, c’est le moment idéal pour se fixer des objectifs et planifier vos projets à l’aide de la matrice d’Eisenhower.

La partie inférieure, c’est-à-dire les deux catégories restantes, appartient à ce que vous n’allez pas faire. Et ce, même si cela semble fou au premier abord.

Urgent, mais pas important

Pour être au top de vos performances, apprenez à déléguer le travail qui se rapporte à cette section. Les tâches urgentes n’attendront pas de toute façon, même si elles sont moins importantes que ce que vous allez faire personnellement. Alors, trouvez quelqu’un d’autre pour s’en occuper à votre place. C’est dans ce cas précis que la bonne gestion des priorités s’avère essentielle dans la matrice d’Eisenhower.

Voici un exemple plus concret : vous devez repeindre votre cuisine, mais puisque vous pouvez déléguer cette tâche, vous décidez d’embaucher tout simplement un entrepreneur pour vous aider. Ici, abandonnez les tâches qui ne sont pas importantes malgré leur urgence. Elles ne sont pas sujettes à des problèmes éventuels, de crise ou de résolution de conflits. Mais vous devez quand même vous assurer qu’elles soient faites dans les temps.

Ni urgent ni important

Pour bien gérer son temps, il faut impérativement se débarrasser des « chronophages ». Certaines activités ne vous dirigent pas vers vos objectifs. Alors, utilisez la matrice d’Eisenhower pour doubler en efficacité. D’autres peuvent aussi vous être imposées. Mais, avant de commencer chaque activité, posez-vous la question : « Est-ce urgent ? Ou important ? » Si la réponse est clairement « non » dans les deux cas, ne perdez pas votre temps. Refusez tout simplement ou demandez à ce que ces tâches soient reportées à une date ultérieure. C’est cette capacité à dire non et à éliminer de votre emploi du temps ce que vous ne pouvez pas faire là maintenant qui vous garantira d’être efficace.

Quelques instructions pour l’utilisation de la matrice d’Eisenhower

Utilisez cette technique pour mieux gérer votre temps peut être très avantageux ; à la fois dans le cadre professionnel et dans votre quotidien en général. Non seulement vous pourriez exploiter toutes vos forces, mais vous réduirez également votre niveau de stress. Vous pourriez même être étonné de ce que vous pouvez accomplir dans une journée. Cette façon de hiérarchiser les tâches vous permet pareillement d’avoir une vision plus claire du chemin que vous devez suivre. C’est même la clé pour vivre plus sereinement. Ne vous inquiétez pas, cela deviendra progressivement un réflexe pour vous.

Alors, pour utiliser la matrice d’Eisenhower, rien de bien compliqué.

Les étapes à suivre

• Pour bien gérer le temps, vous devez d’abord commencer par faire une liste écrite des tâches à faire. Cela libère votre esprit de la mémorisation constante. De plus, vous vous sentirez responsable du travail auquel vous avez accordé la priorité. Utilisez un agenda physique ou électronique. C’est vous qui voyez !
• Planifiez vos activités la veille et passez-les en revue tôt le matin. Vous n’aurez plus à vous en soucier plus tard. Bien évidemment, vous devez être assez souple pour intégrer les demandes urgentes et importantes, si elles se présentent. La matrice d’Eisenhower n’est en rien quelque chose d’immuable.
• Définissez ensuite une limite de tâches que vous pouvez inclure dans chaque catégorie. Et hiérarchisez-les en fonction.
• Demandez toujours ce qui vaut la peine d’être fait en premier et remettez les autres à plus tard. Ou éliminez-les clairement de votre emploi du temps, si nécessaire. Cependant, faites attention à la procrastination. Seules les tâches qui ne requièrent pas une attention immédiate peuvent être reportées.

Quelques conseils pratiques

• La gestion des priorités vous appartient. Alors, ne laissez pas une autre personne s’en occuper. Donnez-vous comme devoir d’effectuer vous-même chaque étape nécessaire à l’établissement de votre matrice d’Eisenhower.
• Dans ce processus, il est essentiel de vous concentrer sur une tâche à la fois. Alors, veillez à bien vous organiser à cet effet.
• Si besoin, utilisez d’autres méthodes telles que la technique Pomodoro pour une meilleure gestion du temps et des priorités.
• Gardez une trace des tâches que vous déléguez à d’autres afin de suivre leur progression.
• Éliminez les distractions. Un bon casque réducteur de bruit peut par exemple vous aider à faire face aux nuisances sonores.
• Enfin, essayez de toujours garder votre calme même si vous êtes surchargé par le travail. Mais avec l’aide de la matrice d’Eisenhower, vous serez certainement capable d’améliorer vos compétences en matière d’organisation. Cela vous permettra ensuite d’éviter le burn-out professionnel.

D’ailleurs, avez-vous déjà envisagé d’observer le déroulement de votre journée ?

Jim Rohn a dit : « Ce n’est pas le vent qui décide de votre destination, c’est l’orientation que vous donnez à votre voile. Le vent est pareil pour tous. »

Vous pouvez utiliser cette citation métaphorique pour en déduire un conseil concret que vous allez pouvoir appliquer tout de suite dans votre vie. Il est aussi possible de le combiner avec la matrice d’Eisenhower pour être encore plus performant.

Pour faire simple, tout le monde a des journées de 24 heures. Pour moi, le vent c’est une journée de 24 heures. Tout le monde sur cette planète dispose de journées de 24 heures. Personne n’a plus d’heures dans une journée et personne n’en a moins. Donc ce que nous dit Jim Rohn, c’est que le vent, ces 24 heures, est pareil pour tous. Et que ce n’est pas le vent qui va décider de votre destination. Mais l’orientation que vous allez donner à votre voile.

Utilisez mieux vos 24 h à l’aide de la matrice d’Eisenhower

Alors, vous avez 24 heures dans une journée.

• Qu’est-ce que vous faites de ces 24 heures ?
• Combien de temps passez-vous devant la télé ?
• Combien de temps passez-vous à lire un livre ?
• Combien de temps passez-vous sur Facebook, sur YouTube ?
• Et combien d’heures passez-vous dans des projets sérieux ?
• Comment utilisez-vous le temps au quotidien dans une journée de 24 heures ?

Si je vous demandais maintenant de faire deux colonnes. Prenez une feuille et un crayon puis faites une colonne à gauche et une colonne à droite. Repensez à la matrice d’Eisenhower.

• À gauche, vous notez les activités que vous faites, mais qui ne vous servent à rien.
• Dans la colonne de droite, vous allez écrire combien de temps vous passez sur des activités qui vous permettent d’être plus heureux au quotidien, de vous approcher des objectifs que vous vous fixez et de réaliser les projets que vous avez en ce moment.

À droite, vous aurez les activités qui vous permettent d’aller plus loin. Alors, ne gardez que ces dernières.

Voici une vidéo récapitulative :