Chaque entreprise a son propre mode de fonctionnement. Toutefois, certaines méthodes de productivité sont plus efficaces que d’autres en fonction de la situation et des objectifs de l’entreprise. Kaizen est l’une de ces méthodes qui a permis de relancer l’économie japonaise après la Seconde Guerre mondiale. Connue comme une méthode d’amélioration continue, elle peut profiter à pratiquement toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Comment fonctionne cette méthode ? Quels sont ses avantages et quels sont les outils utilisés ? Quelles sont les limites de la méthode Kaizen, car aucune méthode n’est infaillible ?

Kaizen: définition

Kaizen est la contraction de deux mots japonais : « kai » qui signifie changement et « zen » qui signifie meilleur. Étymologiquement, il s’agit du changement ou de l’amélioration qui produit de meilleurs résultats. En ajoutant les mots clés continu et chaîne de production, on obtient la définition suivante : Méthode d’amélioration continue utilisée dans les chaînes de fabrication. Cette définition a longtemps été utilisée avant d’être adaptée aux petites et moyennes entreprises. En effet, les grandes entreprises ne sont pas les seules à pouvoir l’utiliser, car cette méthode est principalement basée sur le travail d’équipe. Même dans un petit groupe dont les tâches ne sont pas nécessairement mécaniques, cette stratégie peut être appliquée.

On peut aussi la définir comme une stratégie d’amélioration continue qui peut être appliquée dans des équipes de différentes tailles et pour différents secteurs d’activité. Il s’agit d’une méthode née au Japon à la fin de la seconde guerre mondiale et pensée par un ingénieur nommé Taiichi Ohno. Cet ingénieur était chargé de mettre au point une méthode de travail efficace pour la célèbre entreprise de construction automobile Toyota. Pour mémoire, la méthode Kaizen était connu sous le nom de Toyotisme en raison de sa première expérience au sein de ce fleuron de l’industrie japonaise.

Les quatre objectifs de la stratégie Kaizen

Quatre objectifs cibles sont visés par cette démarche. De plus, avec suffisamment d’expérience, on peut constater que tous ces objectifs sont étroitement liés les uns aux autres. Toutefois, la méthode vise à atteindre chaque objectif et non à trouver des liens entre eux.

Gestion de la qualité

L’objectif est de s’assurer que les produits sont de la meilleure qualité possible. Pour cela, un terme est utilisé pour décrire cet objectif : le zéro défaut. Pour un produit ou un service, l’objectif est de n’y trouver aucun défaut. L’entreprise s’organise alors pour améliorer continuellement la qualité de son produit. Cependant, le zéro défaut ne signifie pas qu’il est possible d’avoir un produit parfait. Mais plutôt que les équipes autour d’un produit doivent avoir à cœur de le rapprocher de la perfection.

La méthode Kaizen : Améliorer la productivité

Les lignes de production sont rarement optimales. Le deuxième objectif du kaizen est de rendre la chaîne de production plus fluide en améliorant ou en éliminant les éléments encombrants. Par exemple, en améliorant le rangement des équipements, en se débarrassant des outils inutiles ou en accélérant la livraison des produits essentiels. Grâce à l’amélioration continue, il est possible de tester différentes structures organisationnelles au sein d’une entreprise en l’espace de quelques semaines. De cette manière, de petits changements peuvent être apportés et d’autres problèmes peuvent être évités.

Amélioration des conditions de travail

Pour une meilleure productivité, les employés doivent se sentir bien sur leur lieu de travail. La méthode kaizen vise également à améliorer les conditions de travail des employés. Pour ce faire, il existe une méthode particulièrement adaptée qui peut évoluer librement avec la stratégie kaizen : la méthode des 5S. 5S signifie Seiri « trier », Seiton « ranger », Seiso « nettoyer », Seiketsu « ordonner » et Shitsuke « être rigoureux ».

Réduction des coûts

Le dernier objectif est la réduction des coûts liés à la production. Cela signifie, entre autres, que le kaizen vise à améliorer la productivité et la qualité des produits et des services avec un investissement relativement faible. Cela peut se faire par la réutilisation des matériaux de l’usine, l’entretien continu des équipements ou la réduction du nombre d’employés.

Les avantages de la méthode kaizen

La philosophie kaizen présente de nombreux avantages. Tout d’abord, la possibilité de mettre la main sur les problèmes réels que rencontrent les employés et les clients. En effet, ce n’est pas un individu qui décide de ce qui doit être amélioré mais toutes les personnes impliquées. Les employés se réunissent pour trouver des solutions d’amélioration. Chacun fait des suggestions et les meilleures propositions sont retenues pour résoudre un problème.

Le deuxième avantage est que les changements se font par petites étapes. Une stratégie qui vise à éviter de mettre la pression sur les employés. De plus, comme le chantier kaizen ne dure que quelques jours, il motive davantage les équipes impliquées dans la mise en œuvre des solutions.

Les résultats de la méthode kaizen sont très rapides. En effet, après quelques jours, on peut comparer les résultats obtenus avec ceux d’avant l’application des changements. Cela donne à l’entreprise la possibilité d’essayer de s’améliorer continuellement.

Kaizen ne nécessite pas d’énormes ressources. En effet, comme les changements à effectuer sont relativement petits, le coût est presque imperceptible.

Comment élaborer un chantier kaizen ?

Nous pouvons détailler le processus en quatre étapes. Tout d’abord, nous réalisons une étude de la situation : identification des problèmes et proposition de solutions. Ensuite, nous choisissons les équipes qui mettront en œuvre les solutions retenues. À la fin du projet, nous présentons les résultats et les comparons avec les précédents. Si, après l’évaluation, nous constatons que des améliorations sont possibles (ce qui arrive très souvent), nous revenons à la première étape et le cycle se poursuit.

Analyse préliminaire

Dans cette première étape, nous partons à la recherche des problèmes. Il y en a toujours, car la perfection est une illusion. En d’autres termes, même si un produit semble excellent, il est possible de l’améliorer.

Comme nous fonctionnons en cycle, ce que nous trouvons, ce sont surtout des choses à améliorer. Il est assez facile d’identifier certains problèmes en interrogeant les employés et les clients ou en installant des boîtes à suggestions dans les locaux de l’entreprise.

Pour vous aider à identifier les aspects problématiques, considérez les points suivants:

• l’efficacité de la méthode employée dans la chaîne de production
• les conditions de travail des employés
• l’état des équipements utilisés
• les avis des clients, etc.

Méthode Kaizen : Sélection des équipes de travail

Il s’agit plus d’une décision collective qu’individuelle. Comme le problème touche directement certaines personnes, il est plus commode de leur confier les nouvelles tâches. La philosophie kaizen s’oppose à la délégation à des prestataires externes. Car, rappelons-le, il s’agit d’un travail continu qui concerne des personnes ayant une bonne culture de l’entreprise. Le mieux est de constituer des équipes avec des personnes déjà en place. Ou au moins de recruter des personnes et de les former au fonctionnement de l’entreprise.

Confier le travail à ceux qui ont posé des problèmes afin qu’ils s’impliquent davantage dans l’évolution de l’entreprise.

Réalisation et évaluation des résultats

La troisième étape est la mise en œuvre des solutions proposées. L’équipe travaille d’arrache-pied pour concrétiser le projet dans le délai imparti. Heureusement, les améliorations sont souvent très faciles à apporter et le délai pour voir les résultats est très court.

Une fois le délai écoulé, les résultats obtenus sont comparés aux prévisions initiales. Si les résultats sont plus que satisfaisants, la mission est couronnée de succès. Dans le cas contraire, la phase suivante est préparée avec de nouvelles hypothèses.

La méthode kaizen : Le feedback

Le feedback est plutôt une stratégie d’encouragement de tous les acteurs qui ont participé au chantier kaizen. Pour pimenter un peu les choses, l’entreprise peut choisir de récompenser le meilleur employé par exemple. Cela renforce l’engagement de chaque employé à se surpasser.

Bien entendu, les changements opérés peuvent mettre du temps à être adoptés par l’ensemble des salariés. Il est donc nécessaire de les accompagner dans les nouvelles pratiques afin qu’ils ne se sentent pas dépassés.

Quelques méthodes utilisées dans la démarche kaizen

D’autres méthodes peuvent accompagner un projet kaizen, il en existe une dizaine, mais nous en explorerons quelques-unes.

La méthode des 5s

C’est une méthode principalement utilisée pour améliorer les conditions de travail des employés. On veut s’assurer qu’ils travaillent dans un espace de travail confortable. Les 5S sont les actions suivantes : Seiri  » trier « , Seiton  » ranger « , Seiso  » nettoyer « , Seiketsu  » ordonner  » et enfin Shitsuke  » être rigoureux « .

Le kanban avec la méthode kaizen

Le kanbam peut être utilisé dans le rangement des pièces. C’est une méthode qui consiste à les étiqueter pour se souvenir de leur emplacement de stockage afin de pouvoir les remettre à leur place après utilisation. Plutôt que d’utiliser des pièces et de les stocker ensuite dans un grand espace non ordonné, il est plus optimal de savoir exactement où se trouve chaque lot de pièces.

TPM (Total Productive Maintenance)

C’est une méthode qui consiste à sensibiliser les employés à l’entretien des outils de travail. Au lieu d’ajouter des coûts à l’entretien des outils, les employés s’occupent eux-mêmes de leurs outils et tentent de résoudre les problèmes qu’ils rencontrent.

La méthode Kaizen : Les 5 zéros

Comme nous l’avons vu plus haut, le kaizen vise la perfection. Les 5 zéros sont une méthode pour améliorer la qualité qui signifie zéro délai, zéro papier, zéro échec et zéro défaut. En d’autres termes, l’objectif est d’éviter d’avoir un produit ou une chaîne de production qui présente encore des imperfections.

Toutes ces méthodes peuvent être utilisées dans un même chantier kaizen. Elles peuvent être utilisées pour atteindre les différents objectifs kaizen de manière optimale.

Limites du kaizen

L’approche kaizen consiste en une amélioration continue des produits qui peut présenter certaines limites.

Il faut noter qu’en Asie en général, il existe une forte culture d’entreprise. Les employés ne font pas que travailler, ils ont souvent à cœur de bien faire leur travail pour la réussite de l’entreprise. La méthode kaizen fonctionne dans un environnement où les employés sont pratiquement dévoués. En Occident, la culture d’entreprise n’est pas aussi forte qu’en Asie. C’est pourquoi il peut être difficile pour kaizen d’être efficace dans certaines entreprises.

Le projet kaizen peut avoir ses limites dans la mesure où l’entreprise a besoin d’un changement profond et non d’une amélioration bénigne. Par exemple, l’entreprise en question peut être en concurrence avec des produits innovants sur le marché, et au lieu d’essayer d’améliorer son produit actuel, elle peut devoir repartir de zéro pour être compétitive sur le nouveau marché. D’autre part, le kaizen vise principalement à améliorer les produits existants, et non à apporter des changements majeurs.

De plus, pour qu’un projet kaizen fonctionne, les acteurs autour du produit doivent être motivés pour apporter des améliorations. La méthode dépend inévitablement de la motivation de ces derniers, sans quoi les solutions proposées ne seront même pas appliquées par négligence.

On ne cessera de le répéter, la méthode kaizen vise la perfection par des améliorations continues. Cela signifie qu’au bout d’un certain temps, il peut arriver que l’intérêt de s’améliorer soit de se débarrasser de certains employés dont les postes sont considérés comme inutiles.

Comment gérer la motivation des employés

Il est possible de stimuler la motivation de toutes les personnes qui travaillent avec vous. Nous avons par exemple parlé de récompenser les meilleurs à la fin d’un projet kaizen. Ou encore d’encourager les employés à soumettre des problèmes et à proposer des solutions par le biais de boîtes à idées.

Vous pouvez également les inviter à participer à des réunions pour réfléchir à des solutions par le brainstorming. Améliorez leurs conditions de travail pour qu’ils se sentent à l’aise, voire chez eux. Vous pouvez également leur offrir des garanties à long terme que vous ne vous séparerez pas d’eux du jour au lendemain. Enfin, vous pouvez les former à la culture de l’entreprise, afin qu’ils sachent où ils travaillent et quelles sont les valeurs de l’entreprise.