Être toujours plus efficace. Voilà l’objectif d’un grand nombre d’entre nous aujourd’hui. Mais bien évidemment, hors de question de succomber au stress ! On ne veut pas avoir l’impression d’être submergé de travail ou de courir constamment après le temps. Heureusement, il existe une multitude d’outils d’organisation personnelle à notre disposition. Ils sont là pour favoriser la concentration, hiérarchiser les tâches, mais aussi avoir une meilleure gestion du temps. Alors, lequel choisir pour atteindre quel objectif ? Et pourquoi est-ce si essentiel de savoir gérer son agenda ? Découvrez les réponses dans cet article.

Organisation personnelle : pourquoi est-ce si important ?

Une bonne capacité d’organisation s’avère primordiale pour assurer le bien-être au quotidien. En réalité, vous auriez la possibilité de mettre de l’ordre dans votre espace de travail et votre environnement de vie en général. Les différents outils d’organisation personnelle peuvent d’ailleurs vous aider à optimiser votre efficacité, que ce soit au niveau professionnel ou privé. D’autant plus qu’une excellente compétence à cet égard se reflétera dans l’accomplissement de toutes vos responsabilités.

Elle confère également un sentiment de contrôle qui permet d’accroître la productivité chaque jour. Cela renforcera votre confiance en vous-même, mais vous offrira aussi un gain de temps non négligeable. En restant organisé, vous économiserez effectivement du temps à chercher les choses et vous pourriez beaucoup plus facilement vous concentrer sur les tâches importantes. Adieu les risques d’oubli ! En vous servant des bons outils d’organisation personnelle, vous acquérez aussi une meilleure capacité en gestion du temps. Au bureau, vous n’auriez plus de mal à respecter les délais et les échéances. Mieux encore, vous renforcez votre crédibilité auprès de votre entourage.

Quelles astuces pour développer cette compétence ?

Adopter un système d’organisation efficace ne se fait pas en un jour. Au risque de vous décevoir, ce n’est pas non plus quelque chose de facile à mettre en place. En réalité, vous seriez amené à faire un véritable travail sur vous-même. Cependant, il est tout à fait possible d’y arriver, surtout avec l’aide des différents outils d’organisation personnelle. Mais saviez-vous qu’un petit changement dans votre manière de travailler peut également suffire ? Penser et Agir vous donne notamment les quelques conseils suivants.

• Gérez vos priorités. On voudrait tous être un superhéros à huit mains pour pouvoir effectuer différentes tâches à la fois. Mais ce n’est pas possible. Alors, apprenez à concentrer vos efforts dans les choses importantes et/ou urgentes.
• Répartissez intelligemment votre temps. Prenez en compte les délais, les échéances, mais surtout votre disponibilité.
• Évitez le « multitasking ». C’est le meilleur moyen de perdre la concentration. Et finalement, vous n’arriverez à rien finir. Certains outils d’organisation personnelle pourront vous aider à hiérarchiser le travail à faire.
• Faites attention à la surcharge de travail. Définissez vos limites et n’en faites pas plus que vous ne pouvez réellement faire.
• Laissez un peu de temps libres dans votre agenda. Programmer au moins 40 % d’inactivité dans votre planning pour gérer les imprévus ou pour mieux appréhender les baisses de concentration.
• Ne procrastinez pas. Plus vous tergiversez pour faire une chose, plus il vous sera difficile de l’effectuer. Ce sera un imprévu de plus que vous devriez caler dans votre emploi du temps du lendemain. Et ainsi de suite.

Outils d’organisation personnelle : lesquels choisir ?

Songer à mieux s’organiser est une chose. Réussir à le faire en est une autre. Qu’est-ce que cela signifie de toute façon ? Eh bien, il s’agit principalement de savoir où se trouve tout ce dont on a besoin, de parvenir à respecter les échéances et plus généralement d’être préparé à toute éventualité. En d’autres termes, vous avez le contrôle sur votre journée. Parfois, on a cependant du mal à se lancer tout seul dans cette démarche. Alors, considérez ces quelques méthodes d’organisation personnelle pour commencer.

Outils d’organisation personnelle pour favoriser la concentration

Lorsqu’on parle d’organisation, il est difficile de ne pas mentionner l’importance de la concentration. En effet, celle-ci représente la porte d’entrée de toute réflexion. Elle entre en compte dans :

• L’apprentissage ;
• Le processus de mémorisation ;
• Le raisonnement et la critique ;
• La résolution de problèmes ;
• La prise de décision.

Sans une bonne concentration, vous ne serez donc pas aussi efficace dans votre travail. C’est justement pour cette raison qu’il est important de promouvoir votre capacité à rester focus. Pour ce faire, vous avez d’ailleurs la possibilité de choisir entre deux outils d’organisation personnelle.

Le Mind Mapping

Le Mind Mapping figure tout d’abord parmi les méthodes les plus plébiscitées à cet égard. Il s’agit tout simplement d’une technique de mémorisation qui se base sur la représentation mentale. Son objectif est ainsi de structurer les informations de manière à mieux les analyser, les comprendre et les synthétiser. Ce faisant, vous stimulez votre souvenir et avez beaucoup plus de facilité à générer de nouvelles idées. Quoi qu’il en soit, son principal atout réside dans sa simplicité de mise en œuvre. C’est probablement pour cette raison d’ailleurs que cette technique reste parmi les outils d’organisation personnelle les plus utilisés au monde.

Alors, à quoi ressemble une « mind map » ? Elle inclut :

• Un thème central, placé au centre d’une page blanche imaginaire ;
• Les associations qui découlent du sujet principal (lorsque des associations sont créées, des connexions sont établies dans votre cerveau) ;
• Les mots-clés qui résument l’information.

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro constitue également une excellente solution pour favoriser la concentration. Plutôt que de vous acharner à terminer une tâche en une seule fois, elle vous encourage à la diviser en petits segments. Elle a su gagner sa place parmi les outils d’organisation personnelle en raison de son accessibilité, de son adaptabilité et des fondements scientifiques de son succès.

En effet, la capacité de concentration d’une personne ne dépasserait pas les 25 minutes si elle se concentre sur une même activité. Eh bien, la technique Pomodoro vous incite à prendre en compte cette théorie. En utilisant un minuteur, travaillez pendant 25 minutes. Faites une pause de cinq minutes. Chacune de ces périodes de 25 minutes s’appelle un « Pomodoro » (tomate en italien). Puis, après 4 Pomodori, prenez une pause plus longue (environ 20 minutes).

Le time blocking

Les outils d’organisation personnelle sont très nombreux, mais la méthode du « time blocking » figure parmi les plus populaires. En plus d’être une excellente méthode de gestion de temps, elle vous permet aussi de vous débarrasser des distractions susceptibles de perturber votre concentration. Le principe est simple : décomposer des potions de temps définies pour chaque tâche. Par exemple, vous allez consacrer 5 minutes par jour pour lire vos emails, 30 minutes pour trainer sur les réseaux sociaux et ainsi de suite. C’est ce qui vous permettra d’exécuter votre travail sans interruptions ni écarts.

Outils d’organisation personnelle pour établir un listing d’actions

Oubliez-vous souvent de faire des choses importantes ? Avez-vous l’impression de courir après le temps ? Vous sentez-vous parfois submergé par la quantité de travail qui vous attend ? Eh bien, le moment est certainement venu pour vous d’apprendre à mieux gérer votre agenda. D’ailleurs, les options sont très nombreuses dans ce cas. Si vous avez du mal à vous en sortir tout seul, considérer les exemples suivants.

La to-do list

Faire une liste des tâches est certainement l’une des solutions les plus efficaces et les plus simples concernant les outils d’organisation personnelle. En effet, le concept consiste à écrire sur une feuille de papier la liste des choses que vous devez faire dans une journée. Aussi facile que ça ! Bien évidemment, vous avez aussi la possibilité d’utiliser votre téléphone ou de télécharger une application mobile dédiée pour le côté pratique. Pour qu’elle soit d’autant plus efficace, faites attention à :

• La précision ;
• L’ordre de priorité ;
• Le temps requis pour chaque tâche.

La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower reste également une excellente alternative pour hiérarchiser vos tâches. Elle est aussi très populaire parmi les outils d’organisation personnelle. Elle vous permet en effet de faire la différence entre les activités urgentes, importantes et accessoires. C’est ce qui vous offrira la possibilité de choisir les tâches que vous allez faire vous-même et celles que vous allez reporter, déléguer ou éliminer. Eisenhower vous propose d’ailleurs de les segmenter de la manière suivante.

• Urgent et important => À faire.
• Urgent et non important => À déléguer.
• Non urgent, mais important => À planifier. 
• Ni urgent ni important => À éliminer.

La méthode GTD

La technique Getting Things Done représente l’un des outils d’organisation personnelle les plus populaires. Davis Allen a d’ailleurs regroupé ces meilleurs conseils dans un livre intitulé « S’organiser pour réussir ». Quoi qu’il en soit, il s’agit d’un système efficace pour travailler à partir d’une page blanche. Encore une fois, l’objectif sera d’établir un listing d’activités à faire et de les hiérarchiser de manière à vous concentrer uniquement sur les plus importantes. Cela vous permettra ensuite de donner le meilleur de vous-même et d’accomplir beaucoup plus que d’habitude ! Alors, comment ça marche ? Suivez tout simplement ces 5 étapes :

• Collecter ;
• Analyser ;
• Organiser ;
• Réviser ;
• Exécuter.

Outils d’organisation personnelle pour la gestion du temps

La gestion du temps constitue une autre compétence à développer lorsqu’il s’agit de gagner en efficacité au quotidien. D’ailleurs, vous avez plusieurs solutions qui s’offrent à vous dans ce cas. Vous pouvez notamment vous servir d’un minuteur comme le préconise la technique Pomodoro, mais vous pouvez également utiliser votre smartphone pour vous faciliter la tâche. Outils en ligne ou habitudes de vie, voici donc les 2 meilleures alternatives qui s’offrent à vous.

Le Bullet Journal

Cette technique se base sur un système de prise de note. Le Bullet Journal représente d’ailleurs l’un des outils d’organisation personnelle les plus efficaces aujourd’hui. Comment vous permet-il de gérer votre temps ? Eh bien, son atout principal réside dans le fait qu’il est tout à fait personnalisable. C’est-à-dire que vous pourriez autant l’utiliser pour noter vos rendez-vous, marquer des événements importants, faire une liste des tâches…

Le principe ressemble un peu à un agenda traditionnel, mais le Bullet Journal sera plus organisé. En effet, au lieu d’inscrire une tâche sur une date préimprimée (au risque de l’oublier), Ryder Carroll (son précurseur) vous apprend à les rassembler dans une catégorie bien distincte. C’est probablement l’un des outils d’organisation personnelle les originaux comme le Bullet Journal dépend de l’échéance. Cela vous permettra de mieux gérer votre temps.

Dans votre carnet, vous pouvez par exemple créer un calendrier annuel, mensuel, hebdomadaire ou même quotidien pour vous permettre de facilement vous repérer. Et ainsi organiser le déroulement de vos journées.  

Les outils en ligne

Au moment où les avancées technologiques sont à leur apogée, il serait dommage de ne pas en profiter pour garder le contrôle sur le déroulement de nos journées. Monday.com, Toggl Track, Harvest, Time Doctor, Timely…, les logiciels de « time tracking » et outils d’organisation personnelle sont très nombreux. Ils vous permettent d’éliminer de votre agenda les tâches inutiles, les temps morts et les distractions qui retardent la réussite de votre projet. À vous de choisir l’outil qui vous convient le mieux.

D’ailleurs, savez-vous qu’établir une « morning routine » peut également vous aider à augmenter votre productivité ? C’est en tout cas ce que Hal Elrod préconise dans son livre Miracle Morning. Le concept se base sur l’importance de se lever tôt (avant 6 h). Utilisez ce temps pour profiter des « Life Savers » (S.A.V.E.R.S pour silence, affirmations, visualisation, exercice, read/lecture, scribing/écriture).

Outils d’organisation personnelle : que retenir ?

Avoir un système d’organisation personnelle efficace comporte de nombreux avantages. Non seulement vous avez plus de contrôle sur votre temps, mais vous arrivez également à mieux vous repérer dans le temps et dans l’espace. En éliminant les tâches inutiles et les distractions de votre emploi du temps, vous gagnez aussi en efficacité. Les outils pour vous aider à cet égard sont d’ailleurs très nombreux.

1. Pensez notamment au Mind Mapping, à la technique Pomodoro ou à la méthode de time blocking pour améliorer votre concentration. Ces derniers font partie des meilleurs outils d’organisation personnelle.
2. Éblissez également un listing d’actions à l’aide de la traditionnelle to-do list, de la matrice d’Eisenhower ou encore de la méthode GTD.
3. Enfin, optimisez la gestion du temps grâce au Bullet Journal ou aux logiciels de « time tracking ».

Et vous ? Avez-vous une méthode particulière pour mieux vous organiser au quotidien ? Avez-vous déjà utilisé l’un de ces outils ? N’hésitez pas à parler de votre propre expérience dans les commentaires. Et si l’article vous a plu, cliquez sur le bouton de partage.