Pour un chef de projet ou une personne qui décide de monter sa propre entreprise, la planification de projets — quelle que soit leur envergure – est une étape cruciale pour atteindre les objectifs dans le temps imparti. En effet, le fait de diviser un projet en plusieurs sous-projets et de les noter dans un carnet de projet permet d’estimer les besoins en ressources (humaines et financières) et de connaître le délai de livraison du projet. Ainsi donc, la planification conditionne la réussite ou l’échec d’un projet.

Mais alors, comment planifier un projet perso ? Quelle méthode peut-on utiliser ? C’est le sujet de cet article. Alors, continuer votre lecture !

Qu’est-ce qu’un projet ?

Pour qu’il y ait planification de projets, il doit forcément y avoir au moins un projet. N’est-ce pas ? Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Eh bien, il s’agit tout simplement d’un ensemble d’actions ou tâches à réaliser par des acteurs précis afin d’atteindre un objectif établi, réaliste et réalisable. Et ce dans un délai donné avec des moyens définis.

Les projets peuvent être relativement simples comme économiser afin d’acheter une nouvelle paire de chaussure, ou plus complexes comme la création d’une entreprise. Ils peuvent aussi être gérés par une seule personne ou par une organisation entière.

Planification de projets : pourquoi est-ce important ?

On l’a dit en préambule, l’étape planification conditionne la réussite ou l’échec du projet en question. Et pour cause, en définissant la liste des tâches à réaliser dans un carnet pour entreprendre, vous avez la possibilité de profiter de nombreux avantages.

• Maîtriser les délais et le budget. Effectivement, vous pouvez estimer le temps alloué à chaque sous-projet et à l’ensemble du projet. Cela vous permet également d’estimer le coût de réalisation à 1 € près.
• Prévoir les ressources humaines nécessaires pour la réalisation du projet. Avec une planification de projets réussie, vous pourriez très facilement déterminer le nombre d’acteurs dont vous auriez besoin ainsi que leur profil.
• Suivre l’évolution du projet. Un carnet de projet ou un tableau de bord permet de définir les tâches prioritaires, connaître le déroulement du projet, mais aussi de suivre les progrès réalisés afin de prévoir les éventuels retards. Et ainsi, éviter les coûts supplémentaires.
• Donner de la visibilité aux acteurs du projet. En effet, chaque acteur sait ce qu’il doit accomplir à telle date et le budget dont il dispose.
• Montrer votre professionnalisme. Il est évident que la planification de projets vous permet de montrer à vos partenaires en affaires que vous avez la capacité nécessaire pour diriger votre entreprise de manière efficace. De même, si vous êtes chef de projet, cette étape est l’occasion pour vous de montrer à votre supérieur que vous prenez votre mission très au sérieux. Et qu’il avait raison de vous confier cette mission. De quoi gagner sa confiance.
• Gagner en efficacité. Comme la méthode GTD, la planification permet en effet de se concentrer sur ce qui doit être fait, ici et maintenant. Il sera alors beaucoup plus facile d’atteindre les objectifs fixés.

Planification de projets : que faut-il prendre en compte ?

Planifier un projet perso nécessite la maîtrise de 3 facteurs.

• Le temps. Chaque projet, quelles que soient sa nature et son ampleur, a effectivement un point de départ (date de début) et une ligne d’arrivée (une fin). Il s’étale aussi dans une période bien définie (une semaine, trois mois, douze ans, etc., ce ne sont que des exemples).
• Le produit final. Tout projet doit tendre vers un but ultime, quelque chose à développer. Il peut s’agir d’un produit, d’un service ou de tout autre résultat. Une bonne planification de projets contribue à l’atteinte de cet objectif.
• L’évolution. Au fur et à mesure que le projet avance, il convient d’observer les progrès. Au bout de combien de temps obtiendrez-vous les premiers résultats ? Cette caractéristique permet d’anticiper, de produire un plan plus précis et plus concret de ce que vous attendez.

La maîtrise de ces trois éléments est cruciale pour planifier correctement et efficacement votre projet perso ou votre projet d’entreprise. Vous devez donc les prendre en considération. Mais en plus de cela, veillez également rester :

• Pondéré, pour faire des achats ou d’autres acquisitions rationnels et mesurables pour une planification de projets réussie ;
• Patient, parce que votre projet suit un certain cycle de vie qu’il ne faut pas troubler ;
• Structuré, car toutes les étapes et toutes les activités sont interdépendantes ;
• Calme, de manière à traiter convenablement les problèmes et les conflits éventuels ;
• Responsable, pour pouvoir gérer efficacement les ressources disponibles ;
• Audacieux, pour prendre des risques réfléchis et payants.

Ce sont les clés pour réussir tout ce que vous entreprendriez, dans le délai que vous aurez fixé. Alors, n’hésitez pas à développer ces compétences s’il le faut.

Comment planifier efficacement un projet perso ?

Pour une planification de projets efficace, vous devez suivre certaines étapes.

Découper le projet en plusieurs tâches

Pour s’assurer de la réussite de votre plan d’action, commencez par déterminer votre objectif principal.

La meilleure manière de faire ceci est de suivre la méthode SMART (Spécifique — Mesurable — Ambitieux, Acceptable et Atteignable — Réalisable — Temporel). À partir de cet objectif concret, établissez la liste des tâches à faire dans un carnet pour entreprendre et pour réaliser ledit objectif.

À noter que le fait de découper en plusieurs tâches un projet permet également d’arrêter de procrastiner.

Planification de projets : ordonner les tâches

Il s’agit d’identifier les tâches prioritaires afin de les réaliser en premier. Mais aussi de décrire les principaux livrables. Par ailleurs, cette étape permet également de connaître les tâches qui peuvent être effectuées en parallèle ou séquentiellement pour éviter les retards et autres imprévus.

Pour ce faire, vous devez vous poser les bonnes questions :

• Cette tâche nécessite-t-elle d’être réalisée en premier ?
• Dépend-elle d’autres tâches ?
• Quelle marge avez-vous sur chaque tâche sans que cela affecte la durée totale du projet ?

Déterminez ensuite un ordre à suivre pour une planification de projets efficace et réussie. C’est ce qui vous mènera à coup sûr vers votre objectif.

Définir un temps et un budget pour chaque tâche

Cette étape vous permet de donner une date de début ainsi qu’une date de fin à chaque tâche. Mais aussi de les respecter afin d’atteindre les objectifs fixés dans les temps. Par ailleurs, elle permet également de définir le budget nécessaire pour accomplir correctement chaque tâche. Pourquoi est-ce important ? Pour éviter les erreurs de calcul, les surcoûts inexplicables qui peuvent se traduire par un manque de ressources.

De même, la planification de projets est là pour qu’il y ait une coordination, une organisation de toutes les différentes activités selon un plan préétabli, pour une fin déterminée. Comme on dit si souvent « Le temps, c’est de l’argent ». Et rien n’est plus nuisible au bon déroulement d’un projet qu’un budget mal configuré. Vous ne voudriez certainement pas devoir vous passer d’une main-d’œuvre nécessaire juste parce que vous n’avez plus assez d’argent pour les finitions du chantier. C’est aussi la garantie pour vous de terminer le projet, sans décaler sa date de fin, un changement qui pourra engendrer une pléthore d’autres modifications.

Planification de projets : affecter les ressources nécessaires

Dès lors que vous avez déterminé les tâches et une fois le temps de réalisation connu, il est temps de noter dans un carnet pour entreprendre les ressources financières et humaines nécessaires pour la réalisation de chaque tâche. On parle notamment de « planification de la main-d’œuvre » (PMO).

Cette partie consiste à : choisir le bon nombre de personnes, avec le bon profil au bon endroit, au bon moment… pour qu’elles puissent mettre à profit leurs compétences et leurs connaissances dans une tâche bien précise pour participer à l’atteinte de l’objectif final.

Ici, la planification de projets doit inclure :

• L’analyse des ressources actuelles en main-d’œuvre (sont-elles suffisantes pour mener la mission à bien ?) ;
• Les prévisions des besoins et de la disponibilité futurs de celle-ci (combien de personnes faut-il en plus ? À quel entrepreneur faire appel ?) ;
• L’élaboration d’un programme d’emploi (qui fait quoi ?) ;
• La prise de mesures pour que les personnes et les compétences disponibles répondent à la demande.

Mais il ne s’agit pas uniquement d’une simple évaluation du nombre de personnes nécessaires, mais d’un excellent moyen de faire une répartition équilibrée des ressources à disposition.

Partager la planification de projets aux acteurs concernés

La dernière étape de la planification de votre projet perso consiste à la modéliser dans un carnet de projet et à partager ce dernier aux principaux concernés. Effectivement, un projet ne saurait être mené à bien si les intéressés n’ont pas connaissance de ce qu’ils doivent faire.

Deux outils pour bien planifier votre projet

Pour vous épauler dans votre démarche, vous avez à votre disposition divers outils, aussi intéressants les uns que les autres.

Le diagramme de GANTT

Créé par Henry Gantt, ce diagramme est un outil qui permet de visualiser toutes les tâches pour une planification de projets réussie. Ainsi, pour chaque activité, il y a une colonne pour :

• Les dates de commencement et de fin ;
• La durée ;
• L’état d’avancement d’une tâche (exprimé en pourcentage par exemple) ;
• Les moyens humains et matériels nécessaires ;
• Les connexions (la tâche à réaliser avant qu’une autre ne soit commencée).

Le diagramme de Gantt est un outil particulièrement performant pour la gestion de projets de petite ou moyenne envergure. Facile à utiliser et à comprendre, il s’adapte à tout profil d’entrepreneur ou de chef de projet, tous secteurs confondus. De quoi assurer l’efficacité de votre planification de projets. De plus, cette solution offre une compréhension plus complète des démarches à suivre. Vous aurez une représentation claire et visuelle des délais, ce qui vous permettra d’anticiper les problèmes.

Le diagramme PERT

PERT est l’acronyme de « Program Evaluation and Review Technic ». Cet outil d’ordonnancement permet d’organiser les tâches sous la forme de représentations graphiques dans le but de faciliter la gestion du projet. Le but est de décomposer les activités individuelles pour établir une étape logique et suivre l’évolution de chacune d’entre elles.

Plus spécifiquement, dans le cadre d’une planification de projets, le diagramme PERT permet d’identifier :

• Les connexions entre les diverses activités ;
• Les interdépendances ;
• Les délais d’exécution.

La mise en place du diagramme PERT répond à un souci de réaliser efficacement un projet. Et ce, dans un temps le plus court possible en passant par toutes les démarches nécessaires. En outre, contrairement à d’autres outils de planification, une actualisation du diagramme PERT s’avère avantageuse en cours de projet, pour une mise à jour adéquate en fonction des retards et d’autres facteurs.

Il existe aujourd’hui une quinzaine d’outils de planification de projets, mais ces deux diagrammes sont sans doute les meilleurs.